SOX au Royaume-Uni — Quelles Conséquences pour les Rémunérations ?

Les demandes de transparence financière et de surveillance se sont multipliées au Royaume-Uni ces dix dernières années, alimentées par plusieurs faillites retentissantes comme celles de BHS, Carillion, Patisserie Valerie et Thomas Cook.

Le gouvernement britannique souhaite désormais introduire des réformes similaires à la réglementation Sarbanes-Oxley (SOX) américaine, dans le but de moderniser et de renforcer le cadre d’audit, de reporting corporate et de gouvernance d’entreprise pour les grandes sociétés.

Or, tout cadre de gouvernance digne de ce nom doit nécessairement inclure la rémunération, qui constitue à la fois un poste de dépense majeur et un levier d’influence sur les comportements. Alors, quelles seront les exigences d’une version britannique de SOX en matière de gestion des rémunérations ?

L’objectif des contrôles de type SOX est d’instaurer des responsabilités claires et une obligation de transparence, afin de détecter et de prévenir la fraude tout en améliorant le reporting des entreprises sur les enjeux cruciaux que sont les risques, l’assurance et les contrôles internes. L’audit joue un rôle essentiel pour garantir aux investisseurs et autres parties prenantes que les rapports d’entreprise sont à la fois exacts et pertinents.

La conformité SOX présente-t-elle des avantages ?

Selon un article récent publié dans CPO Magazine, l’arrivée de SOX peut s’avérer autant une aubaine qu’une contrainte. L’auteur Yang Zheng affirme : « … la mise en œuvre d’une SOX britannique n’est pas dénuée d’avantages. Non seulement cette législation nous fournirait un environnement de conformité plus détaillé et maîtrisé, mais elle améliorerait également la documentation, renforcerait l’implication des comités d’audit, standardiserait les processus et réduirait la complexité. »

L’expérience de certains clients beqom vient corroborer cette analyse. Une banque américaine ayant mis en place beqom pour limiter les risques SOX a constaté une amélioration de l’efficacité et une réduction des erreurs grâce à l’élimination de plus de 400 feuilles de calcul. Cette solution a également permis de renforcer l’engagement des collaborateurs, d’améliorer l’expérience des managers et des équipes RH, et d’offrir au directeur financier une vision en temps réel du budget par rapport aux dépenses réelles. De même, une entreprise internationale du secteur des boissons a intégré beqom à sa plateforme technologique mondiale pour automatiser les calculs de rémunération variable et suivre les indicateurs de performance clés de chaque programme, augmentant ainsi l’efficacité de sa politique de rémunération tout en renforçant la gouvernance et la conformité en matière de rémunération variable.

« Ces avantages ne pourront être obtenus, » précise Zheng, « qu’en adoptant une démarche proactive en matière de risques et de conformité, en mettant à profit la période qui précède l’entrée en vigueur de la législation pour comprendre comment simplifier les différentes exigences réglementaires, parallèlement à l’ampleur des tests et de la collecte de preuves qui seront nécessaires.

« La technologie peut également jouer un rôle décisif… en automatisant les tâches et en assurant une surveillance continue à l’échelle de toute l’organisation. Cela permettra d’économiser temps et argent, vous donnant la possibilité de réaffecter vos ressources pour obtenir d’autres bénéfices commerciaux. »

En quoi un système de gestion des rémunérations facilite-t-il la conformité SOX ?

Les entreprises américaines ont réagi à SOX en déployant des systèmes qui garantissent contrôle et transparence, l’introduction de technologies de gestion des rémunérations constituant l’un des moyens privilégiés pour y parvenir. Quel rôle un système de gestion des rémunérations peut-il jouer dans la conformité SOX et, plus largement, dans une bonne gouvernance ?

Source unique de données

L’un des principaux atouts de tout système centralisé réside dans sa capacité à créer une source de données unique en établissant un référentiel de données commun et des processus contrôlés de manière centralisée. Cette approche garantit que toutes les parties prenantes travaillent sur les mêmes données. Elle améliore la communication, réduit les erreurs et facilite les audits.

Processus de rémunération maîtrisés

Une solution logicielle flexible pensée pour les entreprises peut intégrer des contrôles de processus internes lors des révisions de rémunération, réduisant ainsi le risque de non-conformité à SOX. Un outil de rémunération sophistiqué peut automatiser les processus et proposer des règles intégrées, des alertes, des vérifications et des pistes d’audit pour limiter les activités frauduleuses et les erreurs humaines qui compromettent la fiabilité du reporting financier et la confiance des investisseurs.

Processus automatisés et auditables

De nombreuses entreprises continuent de gérer leurs processus de rémunération à l’aide de feuilles de calcul manuelles et d’e-mails. Cette méthode ne se prête guère à la conformité SOX, dans la mesure où les détails des décisions de rémunération ne sont pas enregistrés. L’absence de piste d’audit appropriée ou de sécurité constitue un signal d’alarme pour les auditeurs. Un système de rémunération peut limiter les risques SOX et d’audit liés à « l’Informatique pour l’Utilisateur Final » en remplaçant les processus clés réalisés sous Excel ou dans des bases de données MS Access par une solution plus évolutive, collaborative et maîtrisée.

Paiements Exacts

Les paiements de primes variables sont sujets aux erreurs lorsqu’ils sont calculés sur des feuilles de calcul. Gartner estime que les organisations commerciales réalisent des économies de 3 à 5 % sur leurs coûts de rémunération en utilisant un système de gestion de la performance commerciale pour réduire les trop-perçus. Un système de rémunération centralisé et piloté par des règles peut pratiquement éliminer ce type d’erreurs.

Reporting de revenus fiable

L’utilisation d’un outil de gestion des rémunérations permet un suivi et une comptabilisation appropriés des transactions de revenus, éléments déterminants pour la fiabilité et la traçabilité du résultat net.

Objectifs clairement définis

Des plans de performance commerciale et/ou de primes variables bien documentés et explicités constituent un pilier de la bonne gouvernance d’entreprise, car ils facilitent l’alignement de la rémunération sur les objectifs de l’entreprise qui répondent aux attentes des actionnaires.

Engagement et productivité

Une gestion appropriée des primes et une transparence totale offerte aux collaborateurs sur leur rémunération renforcent l’engagement des salariés, ce qui se traduit par une amélioration de la productivité et des revenus, ainsi qu’une réduction du turn-over, autant de résultats recherchés dans le cadre d’une bonne gouvernance.

Reporting de conformité

Un système de rémunération peut générer des rapports d’audit facilement accessibles et répondre aux exigences SOX en matière de révisions périodiques des accès, de révisions des modifications de configuration, etc.

À quel moment les entreprises devraient-elles commencer leurs préparatifs ?

Bien que le calendrier d’entrée en vigueur de la réglementation SOX au Royaume-Uni ne soit pas encore définitivement arrêté, le gouvernement a publié sa consultation sur le sujet et la période de réflexion s’est achevée en juillet 2021. Selon PwC, « Compte tenu du temps nécessaire pour légiférer, décembre 2024 constitue probablement l’échéance la plus précoce pour l’attestation. Sachant qu’un programme de mise en œuvre peut nécessiter de 18 à 24 mois pour une entreprise britannique déjà bien structurée, il est crucial de prendre les devants. Nous recommandons une année pilote, l’année précédant la première année d’application effective. »

Il paraît donc prudent pour les entreprises qui ne disposent pas encore de plateformes de rémunération automatisées de commencer à planifier leur transition vers un outil de rémunération spécialisé dès 2022. Cela leur permettra de disposer de suffisamment de temps pour transformer l’ensemble de leurs processus de rémunération et tester au moins un cycle complet de révision.

Si l’argument de la conformité réglementaire ne suffit pas à convaincre de passer à une plateforme numérique de gestion des rémunérations, n’oubliez pas que les mêmes facteurs qui compliquent la conformité risquent également de constituer un frein pour votre entreprise. Nous vous invitons à consulter notre guide numérique gratuit : 8 Signes que Votre Système de Rémunération Freine Votre Entreprise.