Californie : transparence salariale et reporting

Exigences locales de reporting en Californie

Adoptée en 2021, l’obligation de reporting des données salariales a marqué une étape décisive en Californie. Et depuis, le cadre n’a cessé d’évoluer, puisque début 2023, de nouvelles dispositions sont venues élargir le champ d’application du reporting et imposer d’autres obligations en matière de transparence salariale.

C’est ainsi que les employeurs californiens doivent désormais assumer une double responsabilité : publier chaque année leurs données de rémunération et communiquer les fourchettes salariales des postes proposés. 

Première étape : le reporting annuel. Chaque année, les employeurs doivent transmettre leurs données de rémunération au Civil Rights Department (CRD) de Californie, et ce, avant le deuxième mercredi de mai. Ces rapports s’appuient sur des périodes de référence (snapshot periods) choisies par l’entreprise, généralement alignées sur l’une des périodes de paie du dernier trimestre.

Deux rapports distincts structurent cette obligation.
Le premier, le payroll employee report, est obligatoire pour tous les employeurs comptant au moins 100 salariés. Et pour celles qui possèdent plusieurs établissements, pas question de fragmenter les informations : elles doivent fournir un rapport unique et consolidé, couvrant l’ensemble de leurs sites.
Quant au modèle à suivre, il est très encadré, puisqu’il exige que les effectifs soient regroupés par catégorie d’emploi (selon les critères de l’EEOC), par sexe, par origine ethnique, par tranche de rémunération (définie par l’US Bureau of Labor Statistics) et, le cas échéant, par établissement.

Pour chaque groupe d’employés, les informations exigées dans le payroll employee report sont les suivantes :

• Le taux horaire moyen,
• Le taux horaire médian,
• Le nombre total d’heures travaillées,
• Le nombre de salariés (ventilé selon qu’ils travaillent à distance ou non).

Par ailleurs, pour chacune de ces données, les employeurs disposent de la possibilité d’insérer des commentaires explicatifs pour fournir plus de contexte.

Le deuxième rapport, lui, concerne cette fois les entreprises comptant au moins 100 travailleurs employés par l’intermédiaire de sous-traitants. Baptisé labor contractor employee report (ou labor contractor report), il reprend la même structure que le rapport principal, avec les mêmes indicateurs clés, mais ajoute une section spécifique sur l’entreprise sous-traitante. Et si la logique est identique, la période de référence choisie n’a cette fois pas besoin d’être la même que celle retenue pour le payroll employee report.

Enfin, gare à ceux qui prendraient ces obligations à la légère, car la loi californienne ne laisse d’ailleurs aucune place à l’improvisation, et en cas de manquement, les sanctions peuvent être lourdes. Aussi, une première infraction peut coûter jusqu’à 100 $ par employé, et en cas de récidive, atteindre jusqu’à 200 $ par employé.

En ce qui concerne la deuxième composante de la législation californienne, elle repose sur un principe devenu incontournable : la transparence salariale. Les employeurs doivent, sur simple demande d’un collaborateur ou d’un candidat, fournir la fourchette de rémunération d’un poste, et conserver les données salariales de chaque employé pendant au moins trois ans après son départ.

Et pour les entreprises de 15 salariés ou plus, la règle est encore plus stricte : chaque offre d’emploi doit afficher la fourchette de rémunération, noir sur blanc. Une manière de lever toute ambiguïté et d’instaurer plus d’équité dès le recrutement.

PayEquity : la solution idéale pour le reporting des données salariales

En Californie, pas de place pour l’improvisation : les rapports produits doivent suivre un format officiel strict. Aussi, pour simplifier ce processus, nous avons créé PayEquity, une solution conçue pour vous permettre de générer facilement des rapports prêts à l’emploi, exportables en Excel et déposables en quelques clics sur le portail en ligne de l’État.

Pour être complets, ces rapports doivent inclure plusieurs données pour chaque collaborateur :

• Sexe,
• Origine ethnique,
• Taux horaire,
• Nombre total d’heures travaillées,
• Catégorie d’emploi,
• Rémunération figurant sur le formulaire IRS W-2 (qui détermine la tranche salariale),
• Statut de travail à distance,
• Établissement (pour les entreprises multi-sites),
• Sous-traitant (dans le cas du rapport des employés sous contrat).

Et si la classification des postes vous semble complexe, là encore, PayEquity simplifie les choses, puisque notre plateforme permet d’associer automatiquement les postes de chacun de vos collaborateurs aux 10 catégories d’emplois de l’EEOC avant la création du rapport.

PayEquity : une plateforme sur mesure pour répondre aux exigences californiennes en matière de transparence salariale

Pour répondre aux règles imposées par la Californie en matière de transparence salariale en Californie, il vous suffit de vous appuyer sur la fonctionnalité de tranches de rémunération intégrée à PayEquity, qui permet de :

• Définir clairement des tranches adaptées aux différents groupes d’employés,
• Visualiser en un coup d’œil où se situe chaque collaborateur dans sa tranche et repérer ceux qui sortent du cadre,
• Calculer les ajustements nécessaires pour corriger une rémunération trop basse,
• Garantir que les nouvelles embauches et promotions respectent les tranches définies.

L’objectif ? Vous permettre de garder la maîtrise sur votre politique salariale et d’afficher une transparence totale, que ce soit dans une offre d’emploi ou dans une discussion individuelle avec un collaborateur. Un moyen concret de renforcer la confiance et de montrer que, dans votre entreprise, l’équité salariale n’est pas un slogan, mais une réalité.

Au-delà du reporting : bénéficiez d’un accompagnement complet grâce à PayEquity de beqom

La conformité ne s’arrête pas aux frontières de la Californie. C’est pourquoi notre solution PayEquity est également pensée pour répondre aux exigences fédérales américaines. En quelques clics, la plateforme est capable de générer un rapport EEO-1 complet, ou encore d’aider les sous-traitants fédéraux dans leurs obligations de reporting auprès de l’OFCCP.

Mais l’intérêt de PayEquity va bien au-delà du reporting, puisque notre plateforme permet aussi de :

• mesurer les écarts de rémunération selon le genre ou d’autres critères démographiques, puis proposer des augmentations ciblées pour les corriger,
• accompagner chaque décision afin de garantir l’équité salariale à chaque augmentation, promotion ou embauche,
• analyser en profondeur des enjeux plus larges liés à l’équité, comme la diversité dans le recrutement ou l’accès équitable aux promotions.

En d’autres termes, PayEquity ne se contente pas de cocher les cases réglementaires : elle aide également les organisations à inscrire durablement l’équité au cœur de leur stratégie RH.

Veuillez noter que les informations présentées sur cette page, bien qu’élaborées par des experts en équité salariale et en exigences réglementaires, ne constituent pas un avis juridique.