États-Unis : Reporting EEO-1 (Égalité des chances en matière d'emploi)

Exigences de reporting aux États-Unis

Outre-Atlantique, le reporting EEO-1 est supervisé par l’Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Son rôle : collecter chaque année des données démographiques et salariales auprès des entreprises afin de mieux comprendre les dynamiques de rémunération dans le pays et de disposer d’éléments solides pour lutter contre la discrimination.
Concrètement, le reporting EEO-1 est obligatoire pour :

• Les entreprises privées comptant 100 salariés ou plus,
• Les institutions financières et dépositaires gouvernementaux à partir de 50 salariés,
• Les contractants fédéraux et sous-traitants de rang 1 comptant plus de 50 employés, à condition que leurs contrats dépassent 50 000 $.

En revanche, certaines organisations ne sont pas concernées. C’est notamment le cas des :

• Établissements d’enseignement supérieur,
• Tribus amérindiennes ou natives d’Alaska,
• Clubs privés à but non lucratif (hors syndicats).

Le principe est simple : chaque organisation concernée doit choisir une période de référence, correspondant à une seule période de paie du dernier trimestre de l’année, et inclure tous les employés présents à ce moment-là, qu’ils soient embauchés à temps plein ou à temps partiel.

Le reporting EEO se fait ensuite annuellement, mais il est important de noter que les échéances varient d’une année sur l’autre. Cependant, la date limite est généralement annoncée en janvier, ce qui laisse plusieurs mois aux entreprises pour soumettre les données. En 2023, par exemple, la fenêtre de soumission avait ouvert à la mi-juillet.

Reporting EEO-1 : quelles exigences pour les entreprises ?

Le reporting EEO-1 consiste à ventiler les données selon l’origine ethnique, le genre et la catégorie d’emploi, tout en mettant en évidence la répartition des groupes démographiques dans les différentes tranches de rémunération.

Si les rapports EEO-1 existent en plusieurs variantes (ou “types”), ils reposent tous sur le même modèle de base. Aussi, pour une organisation comptant un seul site, seul le rapport de type 1 est exigé.

En revanche, dès qu’une entreprise dispose de plusieurs sites, l’exercice se complexifie, et elle doit alors soumettre plusieurs rapports EEO-1 :

• Un rapport consolidé (type 2) couvrant l’ensemble des employés,
• Un rapport spécifique pour le siège (type 3), quel que soit le nombre d’employés y travaillant,
• Un rapport pour chaque site de plus de 50 employés(type 4),
• Un rapport pour chaque établissement de moins de 50 employés (type 8).

Plutôt complexe, n’est-ce pas ? Heureusement, avec la solution PayEquity de beqom, vous pouvez simplifier considérablement la génération de ces rapports EEO-1, notamment grâce à la fonction de reporting EEO, qui intègre des filtres intuitifs pour garantir que les bonnes données se retrouvent au bon endroit.

Concrètement, il suffit de renseigner quelques informations de base :

• La rémunération,
• Le genre et l’origine ethnique (de préférence via auto-identification des employés),

Les postes. Attention cependant : l’EEOC impose l’utilisation de 10 catégories bien définies. Si vos données reposent sur une autre classification, il vous suffit de laisser notre solution PayEquity se charger de les faire correspondre avant l’envoi des informations.

Reporting EEO-1 : risques et opportunités

Une fois le rapport généré, il ne vous reste qu’à le télécharger sur la plateforme de soumission de l’EEOC.

Officiellement, aucune amende n’est prévue en cas d’oubli. Mais dans les faits, le risque est loin d’être nul !
Les contractants fédéraux, par exemple, peuvent faire l’objet d’audits réguliers, et les enquêtes pour discrimination s’appuient généralement sur ces rapports. Par ailleurs, un audit défavorable peut fragiliser durablement la réputation d’une organisation, entraîner des contrôles supplémentaires, voire même ouvrir la voie à une procédure pour discrimination.
Un autre point à garder en tête est que, si les États-Unis exigent bien le reporting EEO-1, ils ne contraignent pas les entreprises à publier leurs données salariales. Pourtant, au pays de l’Oncle Sam comme ailleurs dans le monde, la transparence salariale et la diversité de la main-d’œuvre sont de plus en plus scrutées. Par conséquent, choisir de divulguer volontairement ses écarts de rémunération peut devenir un véritable stratégique, et constituer un excellent moyen de démontrer l’engagement de votre entreprise pour l’équité salariale.

Enfin, attention à ne pas se limiter au cadre fédéral : de nombreux États américains (et même certaines villes) ont déjà mis en place leurs propres lois sur la transparence salariale et le reporting en matière d’équité. Aussi, même les organisations qui n’atteignent pas le seuil du reporting EEOau niveau fédéral peuvent être concernées par des réglementations locales.

Au-delà du reporting EEO : bénéficiez d’un accompagnement complet grâce à PayEquity de beqom

PayEquity de beqom ne se limite pas à faciliter le reporting EEO-1. Notre solution va bien plus loin, en offrant aux entreprises concernées une solution globale pour améliorer durablement  l’équité salariale au sein de leur organisation.

Les contractants fédéraux, par exemple, doivent composer avec les exigences spécifiques de l’Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP), connues pour leur complexité.
Grâce à PayEquity, ils bénéficient d’outils pensés pour simplifier le processus de A à Z : génération de rapports sur la répartition démographique, suivi de l’évolution des embauches, promotions ou départs… chaque donnée est transformée en un levier d’action concret, grâce à nos différentes fonctionnalités :

• Équité en entreprise : un tableau de bord clair sur la diversité de vos équipes et leur évolution dans le temps. Un outil conçu pour vous permettre de vérifier que vos initiatives en matière d’inclusion progressent réellement et produisent des résultats tangibles.
• Équité salariale : des analyses ciblées pour comprendre vos structures de rémunération, mesurer les écarts et proposer des actions correctives. En bonus, cette fonctionnalité vous suggère même des recommandations afin que chacune de vos décisions d’embauche ou de promotion reste alignée avec vos engagements en matière d’équité.
• Transparence salariale : un module vous permettant de définir ou d’ajuster des fourchettes de salaires en fonction de la réalité interne. Il permet également d’identifier facilement les écarts et de recommander des ajustements pour les employés en dessous du minimum attendu.

Veuillez noter que les informations présentées sur cette page, bien qu’élaborées par des experts en équité salariale et en exigences réglementaires, ne constituent pas un avis juridique.