Des données aux analyses : 5 étapes vers l'équité et la transparence salariales

Les échéances de conformité relatives aux lois sur l'équité et la transparence salariales approchent à grands pas, mais pour de nombreuses organisations, l'obstacle majeur n'est pas l'analyse en soi, mais les données. Qu'il s'agisse de feuilles de calcul qui ne correspondent pas ou d'identifiants qui ne concordent pas, toute discordance ou incohérence peut faire paraître les écarts de rémunération plus importants, ou plus faibles, qu'ils ne le sont en réalité.

La solution est simple : la préparation. Les organisations qui prennent le temps de préparer leurs données se donnent les moyens de tirer le meilleur parti des analyses de beqom, ce qui rend le processus plus rapide, les résultats plus précis et les informations plus faciles à exploiter. En d'autres termes, le temps que vous investissez en amont porte ses fruits par la suite.

Pour collecter les données essentielles, suivez les cinq étapes ci-dessous afin de jeter les bases de toute analyse de l'équité et de la transparence salariales. Ensemble, elles garantissent que votre analyse fournira une vision claire et fiable de la rémunération au sein de votre organisation.

Étape 1 : Rassembler les identifiants clés des collaborateurs

Lorsqu'un salarié à Berlin travaille pour une entreprise dont le siège est à New York sur un projet géré depuis Singapour, quelles lois sur la transparence salariale s'appliquent ?

La réponse dépend de plusieurs facteurs souvent contradictoires. Conformément aux règles de l'UE (telles que les règlements Rome I et Bruxelles I), le droit du travail s'applique généralement au lieu d'exécution du travail, et non au lieu où l'entreprise est établie. À l'inverse, certaines lois d'États américains lient les obligations à la présence de l'employeur dans l'État, ce qui signifie que les postes en télétravail peuvent toujours déclencher des obligations de conformité, même si le salarié se trouve ailleurs. Parallèlement, des pays comme le Royaume-Uni, le Canada et la Nouvelle-Zélande se préparent à mettre en place leurs propres versions des règles de transparence salariale, chacune ayant ses propres exigences.

Cela crée des scénarios où un seul poste peut déclencher des exigences de transparence dans plusieurs juridictions simultanément, laissant l'entreprise responsable du respect de calendriers de divulgation, de périmètres d’informations requises et de mécanismes d’application différents.

La situation est d’autant plus complexe lorsque des employés déménagent dans un autre État ou pays sans changer de poste, ce qui, dans les entreprises hybrides ou axées sur le télétravail, arrive bien plus fréquemment que ne le prévoyaient les cadres d'emploi traditionnels. Un déménagement peut déclencher de nouvelles obligations de divulgation pour l'employeur, même si le contrat et la rémunération de l'employé restent inchangés. Les cadres d'emploi traditionnels n'ont pas été conçus pour anticiper ce type de chevauchement de conformité.

Étape 2 : Organiser les données de regroupement des employés

Des regroupements bien définis fournissent le contexte nécessaire afin d'identifier les tendances en matière d'équité salariale et de rendre pertinentes les divulgations relatives à la transparence. Sans eux, il est presque impossible de comparer des postes équivalents ou d'assurer la conformité dans les régions qui exigent une segmentation par type de poste ou par zone géographique.

Une fois votre fondation en place, documentez la structure de vos effectifs. Ceci inclut :

• Pays : lieu où le salarié est basé, qui détermine les lois applicables et les benchmarks du marché.
• Fonction métier : département ou fonction au sens large, par exemple, la Finance, les Ventes ou l'informatique.
• Famille de métiers/Type de rôle : regroupement de rôles apparentés, tels que l'ingénierie logicielle ou le support client.
• Catégorie de collaborateur : indique si le collaborateur est un salarié à temps plein ou à temps partiel ou un prestataire.

Conseil de pro : le service de paie, les RH et même les managers opérationnels peuvent tous détenir des pièces du puzzle, et l’identification du responsable de chaque ensemble de données peut vous aider à éviter les lacunes et les versions contradictoires. Il est particulièrement utile de désigner un unique référent des données pour le projet : une personne capable de coordonner les contributions, de résoudre les conflits et de répondre rapidement aux questions. Sans une responsabilité clairement définie, les différentes équipes risquent de téléverser des données redondantes ou contradictoires, ce qui ralentit le processus.

Étape 3 : Consolider les données de rémunération

L'étape suivante consiste à collecter les chiffres proprement dits. Les données de rémunération sont au cœur de l'analyse de l'équité et de la transparence, et c'est là que de petites incohérences peuvent avoir un impact démesuré.

L’absence de données sur les primes, par exemple, peut donner l’impression que les employés sont sous-payés par rapport à leurs pairs, tandis que des différences dans les politiques relatives aux indemnités peuvent fausser les résultats si elles ne sont pas clairement documentées.

Les données de rémunération couvrent généralement :

• Salaire de base : rémunération annuelle ou horaire fixe.
• Rémunération variable : primes, commissions ou incitations liées à la performance.
• Indemnités : suppléments spécifiques au lieu de travail ou au poste, comme des indemnités de logement, de voiture ou de repas.

Conseil de pro : détecter en amont les incohérences mineures, comme les formats de date ou les variations dans les intitulés de poste, permet d'éviter des problèmes de rapprochement plus importants par la suite. Des variations comme Ingénieur II ou Développeur logiciel peuvent masquer des schémas de rémunération, à moins d'être rattachées au même groupe. Même une action aussi simple que l'harmonisation des devises entre les différentes zones géographiques rend l'analyse nettement plus fiable.

Étape 4 : Cartographier les facteurs de rémunération

Au-delà des chiffres bruts de rémunération, les organisations doivent prendre en compte les facteurs qui influencent légitimement la rémunération. Sans ces éléments, il est difficile de distinguer les écarts de rémunération justifiés des iniquités.

Par exemple, deux salariés occupant le même poste peuvent percevoir des salaires différents, car l'un possède 10 ans d'expérience de plus ou des évaluations de performance constamment élevées. La prise en compte de ces facteurs garantit que l'analyse peut distinguer un biais structurel d'une différenciation justifiée.

Parmi les plus courants, citons :

• Ancienneté : durée de service d’un collaborateur au sein de l’entreprise.
• Grade ou niveau : position dans la hiérarchie organisationnelle, par exemple, analyste par rapport à analyste senior.
• Compétences ou certifications : expertise spécialisée qui justifie une prime.
• Évaluations de la performance : la manière dont un employé a été évalué historiquement.

Conseil de pro : les pratiques de rémunération varient souvent selon la région ou l'unité commerciale, et ces nuances sont importantes. Par exemple, une indemnité de logement à Singapour et une indemnité de voiture en Allemagne peuvent toutes deux servir d'ajustements au coût de la vie. Les qualifier ainsi permet de les regrouper correctement, plutôt que de les traiter comme des avantages supplémentaires sans rapport lors de l'analyse. De même, ajoutez une note si les primes de fidélisation ou les primes de poste ne s'appliquent qu'à certaines équipes, afin que ces politiques soient claires dans leur contexte.

Étape 5 : Ajouter les données relatives à la transparence

Pour les organisations qui se préparent non seulement à l'analyse de l'équité, mais aussi à la transparence salariale, des niveaux d'information supplémentaires sont requis. Cela inclut :

• Détails de l'emploi : durée du contrat (permanent, à durée déterminée, temporaire), temps de travail (temps plein ou temps partiel ETP) et statut professionnel (actif, en congé, saisonnier).
• Hiérarchie organisationnelle : liens hiérarchiques, relations manager-collaborateur, structures d'équipe.

Ces champs ajoutent un contexte essentiel aux publications relatives à la transparence. Par exemple, une fourchette de salaires peut être différente selon qu’elle s’applique à un prestataire temporaire ou à un employé permanent. Des hiérarchies claires rendent également les publications plus pertinentes en indiquant comment les postes s’articulent et qui prend les décisions en matière de rémunération au sein de l’organisation.

Conseil pratique : même si vous ne vous concentrez pour l'instant que sur une analyse de l'équité salariale, envisagez de collecter dès maintenant des champs spécifiques à la transparence (comme la durée du contrat, les heures travaillées ou les liens hiérarchiques). En intégrant cette étape à votre préparation, vous serez prêt lorsque les exigences de divulgation s'étendront à votre État ou à votre ville, ou lorsque vos collaborateurs commenceront à demander plus de visibilité.