Maîtriser les Défis Liés aux Données dans L’Analyse de l’Équité Salariale

Pour de nombreuses entreprises, mener une analyse exhaustive de l’équité salariale et assurer la transparence auprès des salariés représente un véritable défi en matière de gestion des données. Les informations nécessaires à ces initiatives sont généralement éparpillées dans différents systèmes : SIRH (Systèmes d’information de ressources humaines), plateformes de paie et outils de gestion de la performance. Cette dispersion complique considérablement la collecte d’informations complètes et cohérentes.

Face à ces enjeux, cet article explore les stratégies permettant de maîtriser les défis complexes liés aux données que peinent à résoudre de nombreuses entreprises, et démontre comment la technologie peut servir de passerelle pour optimiser l’analyse de l’équité salariale et renforcer la transparence et la confiance au sein des équipes.

Quelles données sont nécessaires pour l’équité salariale et la transparence ?

Pour réaliser une analyse rigoureuse de l’équité salariale, les entreprises ont généralement besoin des données suivantes, avec les précisions sur leur localisation habituelle :

Données clés nécessaires pour l’analyse de l’équité salariale

1️⃣ Données de Rémunération des Salariés

Source : Système de paie, logiciel de gestion des rémunérations.

Détails : Salaire de base, primes, commissions, plans d’incitation à long terme, avantages.

2️⃣  Données Relatives aux Postes

Source : SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines), logiciel de gestion de la performance.

Détails : Intitulés de poste, codes de fonction, niveaux hiérarchiques et informations départementales.

3️⃣ Données Démographiques des Salariés

Source : SIRH ou bases de données RH.

Détails : Sexe, origine ethnique, âge et éventuellement d’autres indicateurs de diversité.

4️⃣ Données d’Expérience et d’Ancienneté

Source : SIRH.

Détails : Années d’expérience, ancienneté dans l’entreprise et parcours professionnel antérieur.

5️⃣ Évaluations de Performance

Source : Logiciel de gestion de la performance ou dossiers d’évaluation.

Détails : Notes de performance, évaluations ou classements.

6️⃣ Formation et Qualifications

Source : SIRH ou dossiers du personnel.

Détails : Niveau de formation, certifications et formations suivies.

7️⃣ Données de Localisation

Source : SIRH ou système de paie.

Détails : Site de travail, région ou département (important pour tenir compte des écarts salariaux géographiques).

Données supplémentaires pour le reporting de transparence salariale

Le reporting de transparence salariale s’appuie largement sur les mêmes données, mais peut également nécessiter des analyses plus détaillées ou des indicateurs supplémentaires, notamment :

Grilles et Fourchettes Salariales

Source : Logiciel de gestion des rémunérations.

Détails : Fourchettes salariales définies par fonction ou niveau hiérarchique.

Fiches de Poste et Prérequis

Source : Bases de données RH ou annonces internes.

Détails : Missions spécifiques, compétences requises et qualifications associées aux fonctions.

Données de Benchmark Marché

Source : Outils externes d’analyse comparative des rémunérations.

Détails : Standards sectoriels pour les salaires et rémunérations par fonction et zone géographique.

Tant l’analyse de l’équité salariale que le reporting de transparence reposent sur des données précises et intégrées. La transparence salariale peut également requérir une documentation plus approfondie et des données externes pour contextualiser les structures et grilles salariales.

Les défis de la gestion des données pour l’équité salariale et la transparence

Parmi les principaux défis liés aux données, on retrouve :

• Sources de données fragmentées : Les entreprises ont souvent leurs données de rémunération, intitulés de postes et évaluations de performance répartis sur différentes plateformes. Par exemple, les informations de rémunération peuvent se trouver dans un système de paie, tandis que les données de performance sont stockées dans un outil de gestion de la performance. La consolidation de ces ensembles de données sans système unifié s’avère fastidieuse et chronophage.
• Formats de données hétérogènes : Différents services ou sites peuvent adopter des conventions de nommage variées pour les intitulés de postes, niveaux de rémunération et indicateurs de performance. Par exemple, un site peut répertorier les intitulés de postes avec des préfixes départementaux, tandis qu’un autre utilise des titres plus simples mais incohérents. Ces disparités compliquent l’analyse transversale et peuvent générer des inexactitudes dans les comparaisons.
• Données incomplètes : Les informations manquantes sont fréquentes, particulièrement dans les organisations qui s’appuient sur la saisie manuelle ou des systèmes obsolètes. Si l’ancienneté ou les données de formation d’un salarié sont absentes, cela peut créer des lacunes qui faussent l’analyse de l’équité salariale. Les équipes RH doivent souvent consacrer un temps considérable aux vérifications manuelles pour combler ces manques.

Les solutions actuelles et leurs limites

Pour pallier ces difficultés, de nombreuses entreprises adoptent des solutions de contournement. Celles-ci incluent souvent des tableurs, des audits manuels de données ou des scripts d’intégration sur mesure qui extraient les données de diverses sources. Bien que ces méthodes permettent de centraliser les données, elles présentent des limitations importantes :

• Processus manuels : S’appuyer sur des tableurs ou la compilation manuelle de données est chronophage et expose aux erreurs humaines. Une simple négligence peut fausser les résultats et conduire à des conclusions erronées sur l’équité salariale.
• Cloisonnement des données : Les scripts d’intégration personnalisés ou connecteurs point à point entre systèmes peuvent atténuer certains problèmes mais nécessitent généralement une maintenance continue. Cette approche manque d’évolutivité et devient plus fragile à mesure que la complexité des données de l’organisation augmente.
• Risques sécuritaires et réglementaires : Le traitement de données de rémunération sensibles via des processus manuels ou des outils numériques basiques peut créer des vulnérabilités. Si l’accès aux données n’est pas correctement maîtrisé, le risque de non-conformité aux lois de protection des données comme le RGPD ou le CCPA s’accroît, de même que pour les exigences de reporting comme la CSRD ou la directive européenne sur la transparence salariale.

Les risques liés aux méthodes inadéquates

Quand les entreprises s’appuient sur des tableurs ou des outils non spécialisés, elles s’exposent à plusieurs risques :

• Inexactitude des données : Sans outils de validation automatisés, les erreurs risquent davantage de passer inaperçues, compromettant la fiabilité des évaluations d’équité salariale.
• Inefficience : Les processus manuels monopolisent de précieuses ressources RH et analytiques, retardent l’obtention d’insights et détournent des initiatives stratégiques.
• Pièges réglementaires : Le traitement manuel de données sensibles augmente les risques de violation ou de non-conformité aux réglementations sur la confidentialité, pouvant entraîner des sanctions et porter atteinte à la réputation.

Répondre aux défis de l’équité salariale avec des solutions logicielles

1️⃣ Collecte et exhaustivité des données

Défis : Rassembler un ensemble complet de données couvrant la rémunération, les caractéristiques des postes et la démographie des salariés est essentiel mais peut s’avérer complexe. Les données manquantes ou incohérentes faussent l’analyse de l’équité salariale.

Solution : Les logiciels d’équité salariale s’appuyant sur une plateforme spécialisée s’intègrent aux SIRH, systèmes de paie et autres outils, centralisant les données et identifiant les champs manquants. Les alertes automatisées signalent aux équipes RH les dossiers incomplets à compléter, garantissant des jeux de données exhaustifs pour l’analyse.

2️⃣ Qualité et fiabilité des données

Défis : Garantir la fiabilité des données peut s’avérer délicat, notamment avec les systèmes obsolètes et les saisies manuelles qui introduisent des erreurs.

Solution : Les solutions logicielles automatisent la validation des données et signalent les incohérences, simplifiant le nettoyage des données. Cela garantit des enregistrements fiables et standardisés pour une analyse performante.

3️⃣ Confidentialité et conformité réglementaire

Défis : L’analyse de l’équité salariale implique des données démographiques sensibles qui doivent respecter les réglementations sur la confidentialité comme le RGPD et le CCPA.

Solution : Les logiciels d’équité salariale, particulièrement ceux certifiés SOC2, intègrent des outils de protection des données, notamment l’anonymisation et le chiffrement, pour sécuriser les informations. Le contrôle d’accès basé sur les postes garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter les informations sensibles, réduisant les risques de non-conformité.

4️⃣ Traitement des biais dans les données

Défis : Les données historiques peuvent contenir des biais systémiques qui faussent l’analyse et perpétuent les inéquités.

Solution : Les plateformes avancées d’équité salariale utilisent l’analyse statistique et l’apprentissage automatique pour détecter et corriger les biais, permettant aux équipes RH de se concentrer sur des critères objectifs et équitables. Cela contribue à éviter que l’analyse ne renforce involontairement les inégalités passées.

5️⃣ Intégration entre systèmes

Défis : Les données nécessaires à l’analyse de l’équité salariale sont souvent éparpillées sur diverses plateformes, rendant l’intégration complexe.

Solution : Les logiciels d’équité salariale s’intègrent facilement aux différents systèmes RH et de paie, automatisant les imports et exports de données pour maintenir des informations synchronisées et à jour.

6️⃣ Suivi et conservation des données dans le temps

Défis : Les entreprises doivent conserver les données historiques pour analyser les tendances et mesurer l’efficacité de leurs initiatives d’équité salariale. La gestion des versions est cruciale pour éviter les divergences.

Solution : Les solutions logicielles prennent en charge une gestion complète des versions et conservent les historiques, permettant une analyse des tendances d’une année sur l’autre pour évaluer l’impact des stratégies d’équité salariale.

Avantages d’une plateforme de rémunération totale

Une plateforme intégrée de rémunération totale qui incorpore des outils d’équité salariale propose une approche globale en permettant aux entreprises de piloter la rémunération commerciale, les primes, les plans d’incitation à long terme et les salaires de base au sein d’un système unique. Cette vision d’ensemble facilite la prise de décision, renforce la transparence et assure la cohérence des politiques de rémunération, améliorant ainsi la confiance et l’engagement des salariés.

Trouver une solution efficace pour l’équité salariale et la transparence

Les logiciels spécialisés dans l’équité salariale simplifient la gestion complexe des données et garantissent des analyses rigoureuses et transparentes de l’équité salariale. En automatisant la collecte de données, en renforçant leur fiabilité et en facilitant le respect des obligations réglementaires, ces outils permettent aux équipes RH de se concentrer sur l’élaboration de stratégies de rémunération équitables qui renforcent l’équité et la confiance.

PayAnalytics by beqom est une solution d’équité salariale clé en main, conçue par des spécialistes des données pour accompagner les organisations internationales dans leurs décisions de rémunération pilotées par les données. En intégrant l’équité salariale dans chaque processus de rémunération, les clients beqom peuvent assurer une équité salariale pérenne. Couplé à beqom Pay Transparency, les entreprises disposent de tous les outils indispensables pour instaurer une culture d’équité et de confiance, tout en satisfaisant aux exigences de conformité mondiales.