Droit à l'information de la directive UE, partie II : les suites
Un principe fondamental de la directive de l'UE sur la transparence des rémunérations est que la transparence accrue des rémunérations contribuera à réduire les écarts de rémunération et à améliorer l'équité salariale. L'article 7 joue un rôle clé dans cette dynamique en garantissant aux salariés le droit d'obtenir des informations relatives à leur rémunération et à leur positionnement au sein de la structure de rémunération de l'organisation. Dans la première partie de cet article, nous avons abordé la manière dont votre organisation peut concevoir des processus efficaces de demande et de diffusion d'informations relatives à la rémunération.
Dans la deuxième partie, nous partagerons quelques bonnes pratiques pour des conversations constructives sur la rémunération, expliquerons comment donner à vos managers et à vos HRBP les moyens de réussir, et explorerons le rôle des conseils d'entreprise et des représentants du personnel.
Votre organisation est-elle en bonne voie pour respecter les exigences de la directive européenne ?
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Meilleures pratiques pour les demandes de clarification
L'article 7 de la directive européenne donne aux salariés le droit de demander et de recevoir des informations relatives à leur rémunération et à la rémunération moyenne des salariés effectuant un travail comparable. Il leur accorde également le droit de demander des éclaircissements sur ce qui leur reste incertain. Étant donné que la mise en conformité avec l'article 7 impliquera probablement de nouveaux processus et de nouveaux types de documents, préparez-vous à recevoir des demandes de clarification, en particulier au cours de la ou des deux premières années.
Voici cinq étapes à suivre afin de vous préparer à ces demandes de clarification :
- Comme pour les demandes d'information initiales, assurez-vous d'avoir mis en place un système pour suivre la date de la demande de clarification, son délai de résolution et son avancement. Ce système doit également fournir des alertes concernant les échéances à venir.
- Assurez-vous que les demandes de clarification figurent dans vos politiques de transparence salariale.
- Créez des rapports d'explicabilité de la rémunération fournissant une analyse plus approfondie de la rémunération individuelle d'un collaborateur. Ces rapports peuvent être générés par les équipes RH.
- Formez vos HRBP et vos managers à la navigation dans ces rapports.
- Recueillez les commentaires de vos collaborateurs concernant les fiches d’information sur la rémunération que vous leur fournissez. S’ils ne comprennent pas ces informations, efforcez-vous de les clarifier afin de réduire le nombre de demandes d’éclaircissements.
Nous souhaitons également souligner que l’article 7 laisse une certaine marge d’interprétation quant à l’obligation de l’employeur de répondre à une demande de clarification. Le libellé exact est le suivant :
Si les informations reçues sont inexactes ou incomplètes, les travailleurs ont le droit de demander, soit directement, soit par l'intermédiaire de leurs représentants, des précisions et des détails supplémentaires et raisonnables concernant toute donnée fournie, et de recevoir une réponse motivée.
Quelle que soit la qualité de l'information que votre organisation fournit, il existe plusieurs raisons pour lesquelles un collaborateur pourrait la percevoir comme inexacte ou incomplète. Par exemple :
- Ils pourraient ne pas comprendre les déterminants de la rémunération ni la grille salariale.
- Ils pourraient avoir des questions sur le rôle de la rémunération non monétaire.
- Ils voudront peut-être savoir pourquoi ils n’ont pas reçu d’augmentation l’année dernière.
À ce stade, l'organisation devrait avoir une conversation avec le collaborateur. Lorsqu'elles sont menées correctement, ces conversations offrent l'occasion d'accroître l'engagement et la confiance des collaborateurs.
Favoriser des échanges constructifs sur la rémunération : formation pour les managers et les HRBP
Les personnes les plus susceptibles d'avoir des entretiens individuels sur la rémunération sont les managers et/ou les HRBP. Afin de garantir le bon déroulement de ces entretiens, il est important de soutenir les personnes qui les conduisent. Cela commence par une formation adéquate.
La formation des managers et des HRBP doit couvrir :
- La philosophie de rémunération de l'organisation.
- Les critères déterminant la rémunération, ainsi que la manière et les raisons de l’évolution des collaborateurs au sein de la structure de rémunération.
- Rapports d’explicabilité de la rémunération ou d’autres documents communiqués aux collaborateurs, précisant la source des informations et la manière dont les chiffres sont déterminés.
- Les résultats de l'analyse de l'équité salariale de l'organisation, y compris les écarts de rémunération identifiés.
- Ce que l'organisation mettra en œuvre pour remédier aux écarts de rémunération.
Voici quelques meilleures pratiques pour mener des conversations sur la rémunération :
- Veillez à entendre et à reconnaître les émotions susceptibles de survenir.
- Référez-vous aux faits et aux chiffres, tels que les tableaux de bord ou les fiches d'information, plutôt que de vous laisser entraîner par des opinions personnelles.
- Abordez le processus de décision en matière de rémunération.
- Des scripts ou des modèles de conversation peuvent aider.
- Encouragez les managers à s'adresser aux responsables RH en cas de doute, plutôt que de donner des réponses dont ils ne sont pas entièrement sûrs.
Vos managers sont-ils prêts pour les conversations sur la transparence salariale ?
Notre guide à l'intention des responsables pour mener des entretiens sur la transparence salariale fournit des conseils bien plus approfondis pour accompagner les managers et les HRBP et inclut des exemples de scripts pour 8 scénarios courants.
Implication des comités d'entreprise et des représentants du personnel
Conformément à l'article 7, les comités d'entreprise ou les représentants du personnel peuvent, dans certains cas, demander des informations relatives à la rémunération au nom des salariés. Cela signifie que lorsque vous planifiez les processus de demande et de réception d'informations pour vos salariés, vous devrez peut-être également prendre en compte ces organisations.
Il est important de noter que les rôles des comités d’entreprise seront définis au niveau national ; par conséquent, les réglementations varieront d’un État membre à l’autre. Nous vous encourageons à suivre de près l’évolution de la transposition locale.
Voici quelques points à considérer :
- Vous pouvez souhaiter inclure les instances représentatives du personnel dès un stade précoce, en les associant à l'élaboration de vos processus de demande d'information et de communication.
- Il est également conseillé de former les comités d'entreprise et les représentants du personnel. En effet, une grande partie du contenu de la formation, notamment la philosophie de rémunération, les déterminants de la rémunération et les rapports ou documents fournis aux collaborateurs pour expliquer leur rémunération, pourrait recouper le contenu de votre formation destinée aux HRBP et aux managers.
- Lors de la planification de vos processus, veillez à protéger la confidentialité des données des collaborateurs. Vous devrez peut-être utiliser des plateformes sécurisées de partage de données.
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