Opérationnaliser le droit à l'information de l'UE pour les salariés

L’un des éléments les plus marquants de la directive européenne sur la transparence des rémunérations est l’article 7, qui accorde aux salariés le droit de demander et de recevoir des informations sur leur rémunération.

Point crucial : lorsque les employeurs répondront à ces demandes, ils devront fournir non seulement des données sur la rémunération individuelle, mais aussi un contexte : des informations sur la manière dont la rémunération de l'employé concerné se compare à celle d'autres personnes occupant des postes similaires. En substance, cela revient à donner aux employés un meilleur aperçu de la structure de rémunération de l'entreprise.

Satisfaire à ces exigences peut s'avérer complexe, car les employeurs devront peut-être mettre en place un nouveau processus pour répondre à ces demandes d'information. Cependant, puisque l'article 7 vise à accroître la transparence salariale, il offre également l'opportunité de renforcer la confiance des collaborateurs envers votre organisation et de contribuer à une culture de haute performance.

Dans cet article, nous aborderons plusieurs points à considérer pour mettre en place un processus de réponse aux demandes d'information des salariés et maximiser les avantages de la Directive en matière de transparence salariale.

• Les salariés ont droit à des informations écrites sur leur rémunération et les niveaux de rémunération moyens (par sexe) des salariés effectuant un même travail ou un travail de valeur égale.
• Lorsque la réglementation locale le permet ou l'exige, les travailleurs peuvent demander et recevoir ces informations par l'intermédiaire des comités d'entreprise ou des représentants du personnel. L'article stipule également : « Si les informations reçues sont inexactes ou incomplètes, les travailleurs auront le droit de demander, personnellement ou par l'intermédiaire de leurs représentants des travailleurs, des clarifications et des détails supplémentaires et raisonnables concernant les données fournies et de recevoir une réponse motivée. »
• Chaque année, les employeurs doivent informer les salariés de leur droit à cette information et des démarches à entreprendre pour l'obtenir.
• Les employeurs doivent fournir ces informations dans un certain délai (deux mois au maximum, selon la Directive, mais les États membres peuvent fixer des délais plus courts).
• Les employés sont autorisés à discuter de leur rémunération.
• Si un salarié obtient des informations sur la rémunération d'un collègue, il ne peut les utiliser que pour exercer son droit à l'égalité salariale.

Conception de votre processus de demande d'informations sur la rémunération

Si vous envisagez de mettre en place un processus de demande d'informations sur la rémunération, voici quelques considérations clés pour guider sa conception.

Votre réponse à l'article 7 est-elle plutôt proactive ou réactive ?

Il s'agit d'une question importante à se poser dès le début. Une réponse proactive consiste à communiquer les informations salariales à tous vos employés avant même qu'ils ne les demandent. Une réponse réactive consiste à satisfaire ces demandes individuellement, lorsqu'elles se présentent.

Pour définir votre approche, deux facteurs principaux sont à considérer :

• Volume : Combien de demandes d'information prévoyez-vous de recevoir et combien de demandes de clarification ?
• Préparation : dans quelle mesure êtes-vous équipé pour traiter les demandes d'information et de clarification ?

Par exemple, une organisation qui anticipe un volume élevé de demandes mais ne dispose que d'un niveau de préparation moyen aurait tout intérêt à adopter une approche proactive. Cela permettrait d'anticiper et de rationaliser le travail de génération, de compilation et de distribution des informations relatives à la rémunération des collaborateurs, et de préserver les ressources RH pour répondre aux demandes de clarification.

Comment informerez-vous les collaborateurs de leurs droits à l'information salariale et des mesures qu'ils peuvent prendre ?

Conformément à la directive, les employeurs doivent informer les salariés de ces droits annuellement, de manière accessible et en indiquant comment demander leurs informations sur la rémunération.

Les employeurs peuvent choisir de le faire de plusieurs manières, notamment :

• Un e-mail à l'ensemble de l'entreprise.
• Une annonce ou une bannière sur le portail des employés ou sur l'intranet.
• Contenu ajouté aux politiques et procédures RH.
• Une notice jointe aux bulletins de paie imprimés des employés.

Quelle que soit l'option ou la combinaison d'options que vous choisissez, la bonne pratique consiste à vous assurer que ces communications s'alignent sur le mode et le style de communication habituels de votre entreprise.

Votre communication sur la transparence des rémunérations devra-t-elle différer selon la juridiction ou le secteur d'activité ?

Si votre organisation opère dans plusieurs juridictions de l'UE, vos communications doivent refléter la manière dont la directive est transposée dans chaque pays. Étant donné que chaque juridiction transpose la Directive en droit national, certaines exigences nationales peuvent aller au-delà des exigences minimales de la Directive.

Il peut également exister des différences culturelles entre les juridictions, ainsi que des workflows, des pratiques ou des infrastructures propres à votre organisation.

Assurez-vous de répondre aux questions suivantes :

• Dans quelle mesure l'organisation de vos équipes est-elle similaire d'un site à l'autre ?
• Quelles sont les différences culturelles ou logistiques entre les sites ou les succursales ?
• Dans quelle mesure votre organisation est-elle centralisée ou décentralisée, et comment cela influence-t-il votre approche en matière de communication ?
• Quels canaux de communication les RH utilisent-ils sur les différents sites ou succursales, et en quoi cela peut-il orienter votre approche ?
• Les communications doivent-elles être examinées et/ou approuvées avant leur diffusion et, si oui, quelles sont les étapes ?
• Comment les comités d'entreprise ou d'autres instances représentatives du personnel devraient-ils être impliqués dans ces communications ?

Comment garantirez-vous que les demandes d'information relatives à la rémunération des collaborateurs seront traitées dans les délais de conformité ?

Pour garantir que votre système vous aide à communiquer les informations de rémunération dans les délais, il doit répondre à au moins cinq exigences :

• Enregistrer la date de réception de la demande.
• Suivre l'âge de toutes les demandes.
• Suivre la date de réalisation.
• Envoyer une alerte pour toute demande non satisfaite approchante de son échéance.
• Rapport sur le statut et le délai de traitement des demandes.

Ici, il y aura un certain recoupement avec le canal utilisé par les employés pour soumettre leurs demandes d'informations relatives à la rémunération. Idéalement, le canal dédié aux demandes des employés devrait permettre de suivre la date de réception de la demande, et les informations devraient être faciles à exporter vers le back-end où ces demandes sont traitées.

Vous voudrez également vous assurer que le système notifie ou rappelle à l'équipe RH en arrière-plan lorsque les demandes sont en attente depuis un certain temps ou approchent de leur échéance. Enfin, assurez-vous de pouvoir exporter les données indiquant la date de réception des demandes, la date à laquelle elles ont été traitées et le temps nécessaire à leur traitement. Ceci est important à la fois pour la responsabilisation interne et pour documenter la conformité à la directive.

Bien que la Directive stipule que les employeurs doivent répondre à ces demandes dans un délai de deux mois, les différentes juridictions de l'UE pourraient décider de fixer des délais plus courts.

Qui sera impliqué dans la préparation, la révision et l'envoi des informations de rémunération aux employés ?

Bien que la manière d'aborder la mise en œuvre varie selon les organisations, voici un exemple des personnes qui peuvent être impliquées dans le processus :

1. L'équipe Rémunération et Avantages sociaux garantit l'exhaustivité et l'exactitude des données. En collaboration avec les membres de l'équipe de communication, elle s'assure que les documents d'information sur la rémunération communiquent clairement le poste de chaque collaborateur, la structure de rémunération de l'organisation et la philosophie qui la guide en la matière.
2. Communications crée le modèle des documents d'information sur la rémunération, en veillant à ce que le positionnement et la formulation soient conformes à la stratégie de l'organisation. Ce service collabore avec l'équipe Rémunération pour s'assurer que ces derniers sont corrects, clairs et efficaces-
3. Les responsables RH ou les HRBP sont chargés de convertir le modèle vierge en fiches de rémunération pour chaque collaborateur. Ils doivent comprendre le fonctionnement de la structure de rémunération de l'entreprise, ainsi que la structure de ses équipes.
4. Les managers directs examinent et génèrent généralement un document d'information sur la rémunération après sa génération par le responsable RH ou le HRBP et avant son envoi au collaborateur. Ils sont souvent en première ligne pour les questions de suivi et les échanges.
5. Comités d'entreprise Les comités d'entreprise peuvent, dans certains cas, être habilités à demander des informations salariales au nom des salariés. Si tel est le cas dans votre pays, votre processus de demande doit inclure une procédure spécifique pour les comités d'entreprise, et il est également recommandé de les impliquer dans l'élaboration de ce processus. Consultez notre article complet pour plus de détails.

Foire aux questions

Lors de la compilation des informations de rémunération d'un employé, quelle période de référence utilisons-nous ?

Dans l'article 7, la directive ne précise pas de période exacte. Toutefois, dans un souci de cohérence, il convient de se référer à l'article 9, qui mentionne les données de l'année civile précédente. Par conséquent, nous vous conseillons de tenir également compte de l'année civile précédente pour vos demandes au titre de l'article 7.

Que faire pour les nouvelles recrues qui ne disposent pas forcément d'une année complète de données de rémunération ?

La Directive ne fournit aucune indication spécifique sur la manière de traiter les nouvelles recrues. Plusieurs approches pourraient être acceptables, à condition que vous documentiez la méthode de calcul utilisée et en justifiez la pertinence.

Tout d’abord, vous pourriez annualiser la rémunération des nouvelles recrues. Pour chaque employé, les informations fournies incluraient son salaire brut annuel et horaire pour la période de son emploi. Ces informations comprendraient également son potentiel de gain ou la rémunération en équivalent à temps plein basée sur le taux actuel.

De même, lorsque vous calculez les moyennes par catégorie au sein de vos effectifs, vous devez également utiliser des données annualisées pour les nouvelles recrues. Dans ce cas, nous vous suggérons de noter le nombre ou le pourcentage de collaborateurs disposant de données partielles annualisées sur la fiche d'information.

Alternativement, vous pourriez baser vos calculs d'effectifs sur un seuil d'ancienneté minimal. Dans ce cas, vos données n'incluraient que les collaborateurs présents depuis trois ou six mois. Si vous utilisez cette approche, il est important de l'appliquer de manière cohérente à l'ensemble de votre reporting de données et de documenter votre méthodologie.

Comment gérons-nous les catégories de postes à faible effectif ?

D'après notre expérience, un effectif de cinq employés ou plus est un nombre adéquat pour une catégorie d'emploi. Ce nombre garantit la validité statistique de votre analyse de l'équité salariale et est également suffisant pour protéger la confidentialité des données des employés.

Toutefois, si une catégorie de postes compte un effectif inférieur à ce seuil, il existe un risque inhérent pour la confidentialité : un employé pourrait alors déduire le salaire de chacun de ses collègues. La directive nous impose de protéger la vie privée des salariés dans ces cas. L'article 12, paragraphe 3, dispose que : « lorsque la communication d'informations en vertu des articles 7, 9 et 10 entraînerait la divulgation, directe ou indirecte, de la rémunération d'un travailleur identifiable, seuls les représentants des travailleurs, l'inspection du travail ou l'organisme de promotion de l'égalité auront accès à ces informations. »

Ainsi, lorsque des groupes de moins de cinq personnes apparaissent, la meilleure pratique consiste à fusionner ces très petits groupes avec le groupe le plus comparable dans vos données.

Si vous devez fusionner des groupes, il vous faudra :

• Conserver la même catégorie dans vos rapports tant pour l'article 9 (point g) que pour l'article 7.
• Veillez à documenter votre méthodologie.
• Surveillez les législations nationales, car durant le processus de transposition, certains pays pourraient définir des mesures spécifiques de protection de la confidentialité pour les petites catégories. Par exemple, le projet de proposition suédois n'a pas adopté l'exception relative aux petits groupes (article 12, paragraphe 3), ce qui signifie que même si une catégorie ne compte qu'une ou deux personnes, l'employeur pourrait tout de même être tenu de fournir des informations sur la rémunération moyenne ou comparative.

Comment beqom peut vous aider

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