Réussir l’Entretien Annuel d’Évaluation

Alors qu’une nouvelle année se termine, le grand rituel de l’entretien annuel d’évaluation commence à occuper le devant de la scène. C’est le moment où nous, professionnels des ressources humaines, observons les forces et faiblesses de notre processus d’évaluation.

En France, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas une obligation légale, contrairement à l’entretien professionnel bisannuel imposé par le Code du travail. Cependant, une fois instauré par l’employeur, il devient obligatoire pour tous les salariés de l’entreprise.

L’entretien annuel d’évaluation fait l’objet de débats houleux et constitue probablement l’aspect le plus critiqué des pratiques de gestion de la performance. Pourtant, il reste la méthode la plus utilisée pour évaluer la performance des salariés et fournir des retours. Pourquoi demeure-t-il incontournable ? Comment en optimiser l’efficacité ?

La fin d’année est un temps de réflexion pour les RH

La fin de l’année est un temps de réflexion, pour prendre du recul et considérer ce qui s’est bien passé dans les processus RH (et ce qui s’est moins bien passé) pour évaluer quel environnement, quel type de travail, et quelle façon de travailler nous aident à donner le meilleur de nous-mêmes. Explorer tout cela nous indique où se trouvent nos forces et nos défis et comment nous pouvons révéler le meilleur de nous-mêmes en tant qu’individus, et le meilleur de notre personnel en tant qu’entreprise.

Selon une étude Gallup, seulement 14 % des salariés estiment fortement que leurs entretiens annuels les encouragent à s’améliorer. L’étude révèle également que seulement 29 % des salariés considèrent fortement que les entretiens annuels qu’ils reçoivent sont équitables, et seulement 26 % les jugent précis.

Côté management, une autre enquête Gallup dévoile que 95 % des managers sont insatisfaits du système d’évaluation de leur organisation. Cela fait écho à la recherche de CEB, qui montre que presque tous les managers (95 %) sont insatisfaits de la façon dont l’évaluation des salariés est menée dans leur entreprise, et la plupart des professionnels RH (90 %) ne pensent même pas que les évaluations sont précises.

Fondamentalement, les gens n’aiment pas être jugés, surtout s’ils sont comparés aux autres. SHRM a constaté que 57 % des individus interrogés ont rapporté que l’entretien professionnel leur donnait l’impression d’être en compétition avec leurs collaborateurs. Mais surtout, personne n’aime les processus perçus comme injustes, et 71 % des employés américains interrogés pensent que leurs évaluations présentent des problèmes d’équité.

Comme le montrent ces résultats, les évaluations ne représentent généralement pas une source d’inspiration. Beaucoup de salariés semblent démoralisés par l’idée qu’après une année de travail difficile, d’engagement et de dévouement, quelqu’un vous étiquette comme « répondant entièrement aux attentes ». Il est fort probable que vous ne courrez pas chez vous pour annoncer à votre partenaire cette bonne nouvelle. Et soyons honnêtes, 70-80 % de l’entreprise fait face à ce scénario, grâce à nos courbes en cloche et calibrations. Cependant, démanteler les notations n’est pas aussi simple qu’il y paraît et ce n’est pas adapté à toute organisation non plus.

Qu’est-ce qui ne va pas avec l’entretien annuel d’évaluation ?

Les entretiens annuels d’évaluation et les notations, bien qu’encore pratique courante dans de nombreuses entreprises, s’accompagnent d’un certain nombre de défis :

• Subjectivité : Les notations peuvent être influencées par des biais personnels, qui ne reflètent pas forcément la performance réelle d’un employé.
• Biais de Récence : Souvent, les événements ou comportements les plus récents influencent de manière disproportionnée la notation globale, éclipsant la performance de toute l’année.
• Rareté des Retours : Les évaluations annuelles signifient que les retours sont peu fréquents, créant potentiellement des opportunités manquées d’amélioration ou de reconnaissance en temps voulu.
• Démotivation : Les employés peuvent se sentir démotivés s’ils reçoivent des critiques ou des éloges seulement une fois par an, surtout si ce n’est ni détaillé ni constructif.
• Évaluation Comparative : Classer les employés peut créer un environnement compétitif, causant du stress et une compétition malsaine entre collègues.
• Inadéquation des Objectifs : Si les objectifs d’un employé et ceux de l’entreprise évoluent durant l’année, l’entretien annuel peut ne pas refléter précisément leur contribution.
• Inflexibilité : Les entretiens annuels peuvent ne pas s’adapter à la nature dynamique de certains postes où le progrès et les réalisations surviennent plus fréquemment.
• Charge administrative : Mener des entretiens annuels complets pour tous les employés peut s’avérer chronophage pour les managers, impactant potentiellement d’autres tâches cruciales.
• Manque de Développement : L’accent sur la performance passée peut entraver les discussions sur les objectifs futurs, le développement des compétences et l’évolution de carrière.

Pour n’en nommer que quelques-uns.

Pourquoi ne pas simplement se débarrasser de l’entretien annuel d’évaluation ?

Face à ces défis et à une telle impopularité, pourquoi ne pas simplement abandonner l’évaluation des salariés ? Supprimer complètement les notations constitue une approche possible, mais cela s’accompagne de risques. Il existe d’innombrables exemples d’organisations qui ont supprimé les notations et ont subi de lourdes conséquences, particulièrement dommageable si vous agissez trop tôt. Si vous envisagez de supprimer les notations, considérez les implications en matière de rémunération et de gestion des talents. Il est surprenant de voir combien d’entreprises se sont précipitées dans la suppression des notations sans considérer l’impact sur les processus RH clés. Et cela sans même parler des relations employés, où ce processus peut être intégré dans les accords de comité d’entreprise et donner lieu à des engagements contractuels avec les salariés.

Cela dit, de nombreuses organisations ont supprimé les notations avec succès et ont constaté d’énormes bénéfices, notamment une collaboration accrue, des niveaux d’engagement plus élevés, et un environnement où règne davantage de confiance.

Avant d’abandonner les notations, rappelons-nous qu’elles servent plusieurs objectifs précieux :

• Feedback et Amélioration : Elles structurent les retours et identifient les axes de développement professionnel et personnel.
• Alignement des Objectifs : Elles peuvent aligner les objectifs individuels avec les objectifs organisationnels, s’assurant que chacun travaille vers des cibles partagées.
• Récompense et Reconnaissance : Elles forment la base des récompenses au mérite, des promotions, et de la reconnaissance : une incitation concrète à la performance.
• Identification des Besoins de Formation : Elles peuvent révéler les lacunes de compétences, déclenchant les initiatives de formation et de développement.
• Documentation Légale : Elles constituent une trace de la performance d’un salarié, qui peut s’avérer cruciale en cas de litiges, promotions, ou licenciements.
• Communication et transparence : Elles facilitent la communication ouverte entre salariés et managers, encourageant la transparence dans les attentes et standards de performance.

Ces bénéfices ne sont pas négligeables.

Quelle voie pour le développement des salariés et la gestion de la performance ?

Plutôt que d’abandonner totalement l’évaluation, certaines entreprises explorent des alternatives aux entretiens annuels d’évaluation traditionnels. Ces alternatives se concentrent sur les retours continus, le coaching, et le développement, visant à créer une culture de performance sans la structure rigide des entretiens annuels. Des stratégies comme les retours continus, les points de contrôle réguliers, et la définition d’objectifs en temps réel peuvent créer un environnement où les salariés reçoivent des retours plus opportuns et pertinents et ont une compréhension plus claire des attentes en matière de performance.

Au final, une entreprise performante peut exister sans les entretiens annuels d’évaluation traditionnels si elle adopte des méthodes alternatives qui promeuvent une communication régulière et ouverte, des retours continus, et un fort accent sur la croissance et le développement.

À ne pas confondre avec l’entretien professionnel, obligatoire tous les deux ans en France, qui se concentre sur les perspectives d’évolution et de formation du salarié.

Le Parrain des RH, David Ulrich, fait référence au concept de Responsabilité Positive de Performance pour résoudre le paradoxe de la gestion de la performance. Ulrich a suggéré que bien que l’époque des notations peu inspirantes et des classements forcés puisse être révolue, il existe encore un fort besoin pour les salariés de savoir où ils en sont. Il évoque la transparence et la responsabilité qui nous aident à clarifier notre situation, et l’entretien annuel constitue l’endroit idéal pour cela. Mais nous avons besoin d’un nouveau paradigme.

Comment se défaire des évaluations

En tant qu’ex-professionnels RH et créateurs d’une plateforme progressive de gestion de la performance, nous entendons chaque jour les besoins des clients et entreprises. Voici notre conseil : si vous envisagez de supprimer les notations, développez la maturité de votre organisation pour qu’elle ne veuille même plus d’entretiens annuels d’évaluation et qu’elle se sente prête pour un monde sans notations.

Offrez des bases qui permettent l’amélioration de la performance, le développement professionnel, et la responsabilité au-delà du système d’entretien annuel. Cela signifie habituellement un environnement de retours continus et de coaching, où les salariés sont soutenus dans l’alignement avec l’objectif et les buts de l’entreprise.

L’investissement en vaut la peine : l’étude Gallup démontre que le feedback hebdomadaire (versus annuel) multiplie par 

• 5,2 la perception de retours utiles
• 3,2 la motivation à exceller
• 2,7 l’engagement au travail

Cette transformation demande du temps et nécessite un engagement sur plusieurs axes :

• Construire une culture de feedback durable. Si vos salariés ont des retours réguliers, notations et étiquettes offrent un soutien moins indispensable.
• Fixer des objectifs pertinents, significatifs, agiles, et alignés avec les objectifs corporatifs. Avec des objectifs agiles, l’entreprise s’adapte, apprend, et remplit sa mission.
• Mettre en place une approche passeport centrée sur les personnes pour la gestion de la performance, et proposer une expérience salarié engageante.
• Introduire des points de contrôle de performance, une forme plus douce d’évaluation. Ils facilitent les contacts fréquents sans le fardeau d’un entretien individuel complet, respectant le concept de responsabilité positive de performance de David Ulrich. I lfaut aussi soutenir les managers dans des conversations qualitatives qui forgent des relations de confiance.
• Adopter une vision à plus long terme de l’élimination progressive. Si vous êtes sur une échelle de notation à 5 points, passez à une échelle de notation à 3 points avant de réduire davantage. Cela aide à habituer les managers à moins dépendre des échelles de notation pour avoir de bonnes conversations sur la performance.

Comment améliorer l’expérience d’entretien individuel ?

Peut-être que vous n’êtes pas tout à fait prêt à vous débarrasser des entretiens annuels d’évaluation. Cela n’empêche pas de mettre en place les processus d’amélioration de la performance décrits ci-dessus. Et vous pouvez améliorer l’expérience utilisateur au point que, peut-être, l’entretien annuel méritera d’être conservé après tout.

Une partie du problème avec les entretiens annuels est qu’ils tendent à être rigides. Mais les mêmes critères qui s’appliquent à un ingénieur pourraient ne pas s’appliquer à un représentant des ventes ou un gérant de magasin. Le processus peut être beaucoup plus significatif si vous adoptez un système flexible.

Une approche d’évaluations flexibles peut soutenir les pratiques agiles et vous permettre de :

• Proposer une expérience personnalisée
• Lier les évaluations directement aux retours, comportements, et insights
• Permettre les retours 360° et matriciels
• Guider les managers à travers le processus
• Gérer la gouvernance de performance et la conformité
• Encourager les bons comportements qui s’alignent sur les valeurs et objectifs corporatifs
• Fournir workflow personnalisé, sécurité, et capacité de suivi

Quelles étapes pour remplacer l’entretien annuel d’évaluation ?

Si vous pensez que vous êtes prêts à dépasser le modèle d’entretien annuel traditionnel, une première étape est de commencer à changer les structures de rémunération de manière progressive. Rien de révolutionnaire, vous pouvez graduellement diminuer la dépendance directe aux notations. Vous devrez aussi vous assurer que vos pratiques de gestion des talents n’y sont pas liées.

Supprimer les notations n’est ni aisé, ni même recommandé pour toutes les entreprises. Certaines gagnent d’ailleurs réellement à prendre leur temps. Mais si vous sentez que le moment est opportun, l’aventure est non seulement faisable, mais aussi exaltante, et peut produire un ROI non négligeable.

Pour découvrir comment d’autres entreprises ont optimisé leurs entretiens annuels dans le respect du cadre légal, contactez notre équipe chez beqom.