Von Daten zu Erkenntnissen: 5 Schritte zu Entgeltgleichheit und Transparenz

Die Compliance-Fristen für Gesetze zur Entgeltgleichheit und -transparenz rücken schnell näher, aber für viele Unternehmen ist die größte Hürde nicht die Analyse selbst, sondern die Daten. Ob nicht übereinstimmende Kalkulationstabellen oder nicht zuordenbare IDs – jede Abweichung oder Inkonsistenz kann dazu führen, dass Entgeltlücken größer – oder kleiner – erscheinen, als sie tatsächlich sind.

Die Lösung ist einfach: Vorbereitung. Unternehmen, die sich die Zeit für die Aufbereitung ihrer Daten nehmen, schaffen die Voraussetzungen für eine optimale Nutzung der Analysen von beqom. Dadurch wird der Prozess beschleunigt, die Ergebnisse werden genauer und die Erkenntnisse sind leichter umsetzbar. Mit anderen Worten: Die Zeit, die Sie im Voraus investieren, zahlt sich später aus.

Um die wesentlichen Datenpunkte zu erfassen, befolgen Sie die fünf nachstehenden Schritte, um die Grundlage für jede Analyse der Entgeltgleichheit und -transparenz zu schaffen. Zusammen gewährleisten sie, dass Ihre Analyse einen klaren und zuverlässigen Überblick über die Vergütung in Ihrem Unternehmen liefert.

Schritt 1: Wesentliche Mitarbeiteridentifikatoren erfassen

Wenn ein Mitarbeitender in Berlin für ein Unternehmen mit Hauptsitz in New York an einem von Singapur aus geleiteten Projekt arbeitet, welche Gesetze zur Entgelttransparenz gelten dann?

Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab, die oft miteinander in Konflikt stehen. Nach EU-Recht (wie Rom I und Brüssel I) gilt das Arbeitsrecht in der Regel für den Ort, an dem die Arbeit ausgeführt wird, und nicht für den Sitz des Unternehmens. Im Gegensatz dazu binden einige Gesetze von US-Bundesstaaten Verpflichtungen an die Präsenz des Arbeitgebers im Staat. Dadurch können Remote-Tätigkeiten selbst dann Compliance-Anforderungen auslösen, wenn sich der Mitarbeitende an einem anderen Ort befindet. Unterdessen bereiten Länder wie das Vereinigte Königreich, Kanada und Neuseeland die Einführung eigener Vorschriften zur Entgelttransparenz vor, jeweils mit eigenen Anforderungen.

Dadurch entstehen Szenarien, in denen eine einzelne Stelle gleichzeitig in mehreren Rechtsordnungen Transparenzanforderungen auslösen kann, wodurch das Unternehmen dafür verantwortlich ist, unterschiedliche Fristen für die Offenlegung, für den Umfang der erforderlichen Informationen und für die Durchsetzungsmechanismen einzuhalten.

Zusätzlich komplex wird es, wenn Mitarbeitende in einen anderen Bundesstaat oder ein anderes Land umziehen, ohne ihre Stelle zu wechseln – was in hybriden oder Remote-First-Unternehmen weitaus häufiger vorkommt, als es in traditionellen Beschäftigungsmodellen vorgesehen war. Ein Standortwechsel kann für den Arbeitgeber neue Offenlegungspflichten auslösen, auch wenn der Vertrag und die Vergütung des Mitarbeitenden unverändert bleiben. Traditionelle arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen waren für diese Art sich überschneidender Compliance-Anforderungen nicht ausgelegt.

Schritt 2: Daten zur Mitarbeitergruppierung organisieren

Klar definierte Gruppierungen schaffen den erforderlichen Kontext, um Muster bei der Entgeltgleichheit zu erkennen und Offenlegungen zur Transparenz aussagekräftig zu gestalten. Ohne sie ist es nahezu unmöglich, ähnliche Stellen miteinander zu vergleichen oder die Compliance in Regionen sicherzustellen, die eine Segmentierung nach Tätigkeitsart oder Standort vorschreiben.

Sobald die Grundlage geschaffen ist, erfassen Sie die Struktur Ihrer Belegschaft. Dazu gehören:

• Land: Der Standort des Mitarbeiters, der die anwendbaren Gesetze und Marktstandards bestimmt.
• Geschäftsbereich: Die übergeordnete Abteilung oder Funktion, z. B. Finanzwesen, Vertrieb oder IT. Berufsgruppe/Rollentyp: Gruppierung verwandter Rollen, wie Softwareentwicklung oder Kundensupport.
• Mitarbeiterkategorie: Definiert, ob Mitarbeitende in Voll- oder Teilzeit angestellt oder als freiberufliche Auftragnehmende tätig sind.

Profi-Tipp: Die Personalbuchhaltung, HR und sogar Abteilungsleiter können jeweils für Teile der erforderlichen Daten verantwortlich sein. Die Klärung der Zuständigkeiten für die einzelnen Datensätze hilft, Lücken und widersprüchliche Versionen zu vermeiden. Besonders hilfreich ist es, einen zentralen Datenverantwortlichen für das Projekt zu benennen – eine Person, die die Eingaben koordiniert, Konflikte löst und Fragen schnell beantwortet. Ohne klare Zuständigkeiten kann es leicht passieren, dass verschiedene Teams sich überschneidende oder widersprüchliche Daten hochladen, was den Prozess verlangsamt.

Schritt 3: Vergütungsdaten konsolidieren

Der nächste Schritt ist die Erfassung der Zahlen selbst. Vergütungsdaten sind die Grundlage der Analysen zu Entgeltgleichheit und Transparenz. Hier können bereits kleine Inkonsistenzen überproportionale Auswirkungen haben.

Fehlende Bonusdaten können beispielsweise dazu führen, dass Mitarbeitende im Vergleich zu Kollegen unterbezahlt erscheinen, während unterschiedliche Richtlinien für Zulagen die Ergebnisse verfälschen können, wenn sie nicht eindeutig dokumentiert sind.

Vergütungsdaten umfassen typischerweise:

• Grundgehalt: Festes jährliches oder stündliches Entgelt.
• Variable Vergütung: Boni, Provisionen oder Anreize, die an die Performance gekoppelt sind.
• Zulagen: Standort- oder rollenspezifische Zusatzleistungen, wie Zuschüsse für Wohnkosten, Mobilität oder Verpflegung.

Profi-Tipp: Das frühzeitige Erkennen kleinerer Inkonsistenzen, z. B. bei Datumsformaten oder Stellenbezeichnungen, verhindert spätere, größere Probleme beim Datenabgleich. Unterschiedliche Bezeichnungen wie „Engineer II“ gegenüber „Software Developer“ können Vergütungsmuster verschleiern, wenn sie nicht derselben Gruppe zugeordnet werden. Schon die einfache, standortübergreifende Vereinheitlichung von Währungen macht Analysen weitaus zuverlässiger.

Schritt 4: Vergütungsfaktoren erfassen

Über die reinen Vergütungszahlen hinaus müssen Unternehmen die Faktoren erfassen, die die Vergütung legitimerweise beeinflussen. Ohne diese Informationen ist es schwierig, gerechtfertigte Entgeltunterschiede von Ungleichbehandlungen zu unterscheiden.

Beispielsweise können zwei Mitarbeitende in derselben Rolle unterschiedliche Gehälter beziehen, weil eine Person 10 Jahre mehr Erfahrung hat oder durchweg gute Leistungsbeurteilungen vorweisen kann. Die Erfassung dieser Faktoren stellt sicher, dass die Analyse zwischen strukturellem Bias und legitimer Differenzierung unterscheiden kann.

Zu den gängigen Faktoren zählen unter anderem:

• Betriebszugehörigkeit: Wie lange eine Person bereits für das Unternehmen tätig ist.
• Einstufung oder Ebene: Position in der Unternehmenshierarchie, zum Beispiel Analyst versus Senior Analyst.
• Qualifikationen oder Zertifizierungen: Spezialisierte Fachkenntnisse, die ein höheres Entgelt rechtfertigen.
• Leistungsbeurteilungen: Wie Mitarbeitende bisher bewertet wurden.

Pro-Tipp: Vergütungspraktiken variieren oft je nach Region oder Geschäftsbereich, und diese Nuancen sind von Bedeutung. So können beispielsweise ein Wohnkostenzuschuss in Singapur und eine Kfz-Zulage in Deutschland beide als Anpassung an die Lebenshaltungskosten dienen. Eine entsprechende Kennzeichnung hilft dabei, sie korrekt zu gruppieren, anstatt sie bei der Analyse als voneinander unabhängige Zusatzleistungen zu behandeln. Ebenso sollten Sie vermerken, wenn Bindungsprämien oder Schichtzulagen nur für bestimmte Teams gelten, damit diese Regelungen im Kontext klar ersichtlich sind.

Schritt 5: Transparenzspezifische Daten hinzufügen

Für Unternehmen, die sich nicht nur auf die Analyse der Entgeltgleichheit, sondern auch auf die Entgelttransparenz vorbereiten, sind zusätzliche Informationsebenen erforderlich. Dazu gehören:

• Details zum Beschäftigungsverhältnis: Vertragslaufzeit (unbefristet, befristet, temporär), Arbeitsumfang (Vollzeit gegenüber Teilzeit) und Beschäftigungsstatus (aktiv, beurlaubt, saisonal).
• Organisationshierarchie: Berichtslinien, Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, Teamstrukturen.

Diese Datenfelder liefern wesentlichen Kontext für die Offenlegung im Rahmen der Entgelttransparenz. Beispielsweise kann eine Entgeltspanne unterschiedlich ausfallen, je nachdem, ob sie für einen temporären Auftragnehmer oder einen festangestellten Mitarbeitenden gilt. Klare Hierarchien machen die Offenlegung ebenfalls aussagekräftiger, indem sie aufzeigen, wie die Rollen zusammenspielen und wer innerhalb des Unternehmens die Vergütungsentscheidungen trifft.

Profi-Tipp: Auch wenn Sie sich aktuell nur auf eine Analyse zur Entgeltgleichheit konzentrieren, sollten Sie bereits jetzt transparenzspezifische Felder (wie Vertragslaufzeit, geleistete Arbeitsstunden oder Berichtslinien) erfassen. So sind Sie vorbereitet, wenn die Offenlegungspflichten auf Ihr Land oder Ihre Region ausgeweitet werden oder wenn Mitarbeitende mehr Transparenz fordern.