Umsetzung der EU-Richtlinie zum Auskunftsanspruch für Mitarbeitende

Eines der folgenreichsten Elemente der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist Artikel 7, der Mitarbeitenden das Recht einräumt, Auskunft über ihr Entgelt zu verlangen und zu erhalten.

Entscheidend ist, dass Arbeitgeber bei der Reaktion auf diese Anfragen nicht nur individuelle Entgeltdaten, sondern auch den Kontext bereitstellen müssen: Informationen darüber, wie das Entgelt des betreffenden Mitarbeiters im Vergleich zum Entgelt anderer in ähnlichen Rollen abschneidet. Im Wesentlichen bedeutet dies, Mitarbeitenden einen tieferen Einblick in die Vergütungsstruktur des Unternehmens zu geben.

Die Erfüllung dieser Anforderungen kann eine Herausforderung darstellen, da Unternehmen möglicherweise einen neuen Prozess für die Bearbeitung dieser Auskunftsersuchen entwickeln müssen. Da es bei Artikel 7 jedoch um die Erhöhung der Entgelttransparenz geht, bietet dies auch die Chance, das Vertrauen der Mitarbeitenden in Ihr Unternehmen zu stärken und zu einer leistungsorientierten Kultur beizutragen.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Anhaltspunkte für die Gestaltung eines Prozesses, um die Informationsanfragen von Mitarbeitenden zu erfüllen und die Vorteile der Richtlinie zur Entgelttransparenz zu maximieren.

• Mitarbeitende haben das Recht auf schriftliche Auskunft über ihr Entgelt und die durchschnittlichen Entgelthöhen (nach Geschlecht) von Mitarbeitenden, die die gleiche oder eine gleichwertige Arbeit verrichten.
• Sofern lokal zulässig oder normativ vorgesehen, können Arbeitnehmende diese Informationen über Betriebsräte oder Personalvertretungen anfordern und erhalten. In dem Artikel heißt es weiter: „Sollten die erhaltenen Informationen ungenau oder unvollständig sein, haben die Arbeitnehmenden das Recht, persönlich oder über ihre Arbeitnehmervertretung zusätzliche und angemessene Klarstellungen und Details zu den bereitgestellten Daten anzufordern und eine begründete Antwort zu erhalten.“
• Jährlich müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden über ihr Recht auf diese Informationen und die Vorgehensweise zu deren Erhalt informieren.
• Arbeitgeber müssen diese Informationen innerhalb einer bestimmten Frist bereitstellen (höchstens zwei Monate gemäß der Richtlinie, wobei die Mitgliedstaaten jedoch kürzere Fristen festlegen können).
• Mitarbeitende dürfen über ihre Vergütung sprechen.
• Wenn Mitarbeitende Informationen über das Entgelt von Kollegen erhalten, dürfen sie diese ausschließlich dazu verwenden, ihr Recht auf gleiches Entgelt geltend zu machen.

Gestaltung Ihres Prozesses für Entgeltauskünfte

Wenn Sie einen Prozess für Anfragen zu Vergütungsinformationen einrichten möchten, finden Sie hier einige wichtige Überlegungen für Ihr Prozessdesign.

Reagieren Sie auf Artikel 7 eher proaktiv oder reaktiv?

Diese Frage sollten Sie sich frühzeitig stellen. Ein proaktiver Ansatz bedeutet, allen Mitarbeitenden Entgeltinformationen zukommen zu lassen, noch bevor sie danach fragen. Ein reaktiver Ansatz bedeutet, diese Anfragen individuell zu beantworten, sobald sie eingehen.

Für die Entscheidung über Ihren Ansatz sind zwei Überlegungen wesentlich:

• Volumen: Wie viele Auskunftsersuchen und wie viele Klärungsanfragen erwarten Sie?
• Vorbereitung: Wie gut sind Sie auf die Bearbeitung der Informationsanfragen und Nachfragen vorbereitet?

Beispielsweise wäre ein Unternehmen, das ein hohes Anfragevolumen erwartet, aber nur mittelmäßig vorbereitet ist, mit einer proaktiven Vorgehensweise gut beraten. Dies würde den Arbeitsaufwand für die Erstellung, Zusammenstellung und Verteilung der Entgeltinformationen von Mitarbeitenden vorverlagern und effizienter gestalten, und so HR-Kapazitäten für die Beantwortung von Rückfragen freisetzen.

Wie informieren Sie Mitarbeitende über ihre Rechte auf Entgeltinformationen und die Schritte, die sie unternehmen können?

Laut Richtlinie müssen Arbeitgeber die Beschäftigten jährlich über diese Rechte auf eine Weise informieren, die für die Mitarbeitenden leicht zugänglich ist und ihnen erläutert, wie sie ihre Entgeltinformationen anfordern können.

Arbeitgeber können dies auf verschiedene Weisen tun, dazu gehören:

• Eine unternehmensweite E-Mail an alle Mitarbeitenden.
• Eine Ankündigung oder ein Banner im Mitarbeiterportal oder Intranet.
• Eine entsprechende Ergänzung in den Personalrichtlinien und -verfahren.
• Ein Hinweis, der den gedruckten Entgeltabrechnungen der Mitarbeitenden beigefügt ist.

Unabhängig davon, für welche Option oder Kombination von Optionen Sie sich entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass diese Mitteilungen mit der üblichen Art und dem Stil der Kommunikation Ihres Unternehmens im Einklang stehen.

Muss sich Ihre Kommunikation zur Entgelttransparenz je nach Rechtsraum oder Geschäftsbereich unterscheiden?

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren EU-Rechtsräumen tätig ist, muss Ihre Kommunikation die jeweilige nationale Umsetzung der Richtlinie widerspiegeln. Da jeder Rechtsraum die Richtlinie in nationales Recht umsetzt, können einige länderspezifische Anforderungen über die Mindestvorgaben der Richtlinie hinausgehen.

Es kann auch kulturelle Unterschiede zwischen den Rechtsräumen sowie unterschiedliche Workflows, Vorgehensweisen oder Infrastrukturen innerhalb Ihres Unternehmens geben.

Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen:

• Wie ähnlich sind Ihre Teams an den verschiedenen Standorten organisiert?
• Welche kulturellen oder logistischen Unterschiede bestehen zwischen den Standorten oder Niederlassungen?
• Wie zentralisiert oder dezentralisiert ist Ihr Unternehmen und wie beeinflusst dies Ihren Kommunikationsansatz?
• Welche Kommunikationskanäle nutzt HR in verschiedenen Standorten oder Niederlassungen, und wie kann dies in Ihre Vorgehensweise einfließen?
• Müssen Kommunikationsmaßnahmen vor ihrer Veröffentlichung überprüft und/oder genehmigt werden, und falls ja, welche Schritte sind dafür erforderlich?
• Wie sollten Betriebsräte oder andere Arbeitnehmervertretungen in diese Kommunikation einbezogen werden?

Wie stellen Sie sicher, dass Anfragen von Mitarbeitenden zu Entgeltinformationen innerhalb der Compliance-Frist erfüllt werden?

Um sicherzustellen, dass Ihr System Sie bei der rechtzeitigen Bereitstellung von Vergütungsinformationen unterstützt, sollte es mindestens fünf Anforderungen erfüllen:

• Das Eingangsdatum der Anfrage protokollieren.
• Die Bearbeitungsdauer aller Anfragen verfolgen.
• Das Bearbeitungsdatum erfassen.
• Eine Benachrichtigung ausgeben, wenn sich die Frist für eine noch nicht bearbeitete Anfrage dem Ablauf nähert.
• Einen Bericht über Anfragestatus und Erfüllungszeit erstellen.

Hier gibt es Überschneidungen mit dem Kanal, über den Mitarbeitende ihre Anfragen zu Entgeltinformationen einreichen. Idealerweise sollte dieser Kanal das Eingangsdatum der Anfrage erfassen und die Informationen sollten sich einfach in das Back-End exportieren lassen, in dem diese Anfragen bearbeitet werden.

Sie sollten auch sicherstellen, dass das System das HR-Team im Back-End benachrichtigt oder erinnert, wenn Anfragen eine bestimmte Zeit unbearbeitet bleiben oder sich einer Frist nähern. Schließlich muss es möglich sein, dass Sie Daten exportieren können, aus denen hervorgeht, wann Anfragen eingegangen sind, wann sie bearbeitet wurden und wie lange die Bearbeitung gedauert hat. Dies ist wichtig, um die interne Rechenschaftspflicht zu gewährleisten und die Compliance mit der Richtlinie zu dokumentieren.

Obwohl die Richtlinie vorsieht, dass Arbeitgeber innerhalb von zwei Monaten auf diese Anfragen reagieren müssen, könnten einzelne EU-Mitgliedstaaten kürzere Fristen festlegen.

Wer wird an der Vorbereitung, Prüfung und Übermittlung von Entgeltinformationen an die Mitarbeitenden beteiligt sein?

Die Vorgehensweise der einzelnen Unternehmen bei der Umsetzung kann variieren. Hier ist ein Beispiel für die möglichen Beteiligten:

1. Die HR-Abteilung für Compensation & Benefits gewährleistet die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten. Gemeinsam mit dem Kommunikationsteam wird sichergestellt, dass die Unterlagen zur Entgeltinformation die Position der anfragenden Mitarbeitenden, die Vergütungsstruktur des Unternehmens und die leitende Vergütungsphilosophie klar vermitteln.
2. Die Kommunikationsabteilung erstellt die Vorlage für die Dokumente zur Entgeltinformation und stellt sicher, dass die Ausrichtung und Formulierungen der Unternehmensstrategie entsprechen. Sie arbeitet mit dem Vergütungsteam zusammen, um zu gewährleisten, dass die Dokumente zur Entgeltauskunft korrekt, klar und wirksam sind.
3. HR-Leiter oder HRBPs sind dafür verantwortlich, die bereitgestellte Vorlage in Informationsblätter zur Vergütung für einzelne Mitarbeitende umzuwandeln. Sie sollten verstehen, wie die Vergütungsstruktur des Unternehmens funktioniert und wie die Teams des Unternehmens strukturiert sind.
4. Direkte Vorgesetzte überprüfen und ergänzen in der Regel ein Dokument mit Vergütungsinformationen, nachdem es von der HR-Leitung oder dem HRBP erstellt wurde und bevor es an die Mitarbeitenden versendet wird. Sie sind oft die ersten Ansprechpersonen für Rückfragen und Gespräche.
5. Betriebsräte können in manchen Fällen berechtigt sein, im Namen der Mitarbeitenden Entgeltinformationen anzufordern. Wenn dies an Ihrem Standort der Fall ist, sollte Ihr Anfrageprozess einen Weg für Betriebsräte vorsehen. Zudem hat es sich bewährt, den Betriebsrat in die Prozessentwicklung einzubeziehen. Weitere Details finden Sie in unserem vollständigen Artikel.

Häufig gestellte Fragen

Welcher Zeitraum wird bei der Zusammenstellung der Vergütungsinformationen für Mitarbeitende verwendet?

In Artikel 7 legt die Richtlinie keinen genauen Zeitraum fest. Um jedoch einen konsistenten Ansatz zu gewährleisten, kann Artikel 9 als Referenz dienen, der auf Daten aus dem vorangegangenen Kalenderjahr verweist. Daher empfehlen wir, das vorangegangene Kalenderjahr auch für Ihre Anfragen gemäß Artikel 7 zu berücksichtigen.

Wie gehen wir mit Neueinstellungen um, für die möglicherweise keine Vergütungsdaten für ein ganzes Jahr vorliegen?

Die Richtlinie enthält keine spezifischen Vorgaben zum Umgang mit Neueinstellungen. Verschiedene Ansätze können zulässig sein, sofern Sie die verwendete Berechnungsmethode und deren Begründung dokumentieren.

Zunächst könnten Sie die Vergütung neuer Mitarbeitender auf ein Jahr hochrechnen. Für den einzelnen Mitarbeitenden würden die bereitgestellten Informationen das Bruttojahres- und Bruttostundenentgelt für den Zeitraum der Beschäftigung umfassen. Zusätzlich würden die Informationen sein Verdienstpotenzial bzw. die Vergütung einer Vollzeitkraft basierend auf dem aktuellen Stundensatz enthalten.

Ebenso verwenden Sie bei der Berechnung der Kategoriendurchschnitte in Ihrer Belegschaft auch die annualisierten Daten für neu eingestellte Mitarbeitende. In diesem Fall empfehlen wir, die Anzahl oder den Prozentsatz der Mitarbeitenden mit annualisierten unterjährigen Daten auf dem Informationsblatt zu vermerken.

Alternativ könnten Sie Ihren Personalbestandsberechnungen einen Schwellenwert für die Mindestdauer der Betriebszugehörigkeit zugrunde legen. In diesem Fall würden Ihre Daten nur Mitarbeitende umfassen, die seit drei oder sechs Monaten im Unternehmen sind. Wenn Sie diesen Ansatz verwenden, ist es wichtig, ihn für Ihr gesamtes Daten-Reporting konsistent anzuwenden und Ihre Methodik zu dokumentieren.

Wie gehen wir mit Stellenkategorien um, in denen es nur wenige Mitarbeitende gibt?

Unserer Erfahrung nach sind fünf oder mehr Mitarbeitende eine sinnvolle Größe für eine Stellenkategorie. Diese Anzahl gewährleistet die statistische Validität Ihrer Analyse zur Entgeltgleichheit und ist zudem ausreichend, um die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen.

Umfasst eine Arbeitsplatzkategorie jedoch eine geringere Anzahl an Mitarbeitenden, besteht ein inhärentes Datenschutzrisiko: Einzelne Mitarbeitende könnten dann herausfinden, wie viel ihre Kollegen verdienen. Die Richtlinie fordert für diese Fälle den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeitenden. Artikel 12, Absatz 3 legt fest: „Führt die Offenlegung von Informationen nach den Artikeln 7, 9 und 10 zur direkten oder indirekten Offenlegung des Entgelts eines identifizierbaren Arbeitnehmers, so haben nur die Arbeitnehmervertreter, die Arbeitsaufsichtsbehörde oder die Gleichbehandlungsstelle Zugang zu diesen Informationen.“

Wenn also Gruppen von weniger als fünf Beschäftigten auftreten, hat es sich bewährt, diese Kleinstgruppe mit der am besten vergleichbaren Gruppe in Ihren Daten zusammenzulegen.

Wenn Sie Gruppen zusammenführen müssen, dann beachten Sie dabei folgendes:

• Behalten Sie die Kategorie für Ihr Reporting für Artikel 9 (Punkt (g)) sowie für Artikel 7 bei.
• Dokumentieren Sie Ihre Vorgehensweise.
• Achten Sie auf die länderspezifischen Gesetze, da einige Länder während des Umsetzungsprozesses möglicherweise spezifische Datenschutzmaßnahmen für kleine Kategorien festlegen. So hat beispielsweise der schwedische Gesetzesentwurf die Ausnahmeregelung für kleine Gruppen (Artikel 12(3)) nicht übernommen. Das bedeutet, dass Arbeitgeber möglicherweise dennoch dazu verpflichtet sind, durchschnittliche oder vergleichende Entgeltinformationen bereitzustellen, selbst wenn eine Kategorie nur eine oder zwei Personen umfasst.

Wie beqom helfen kann

Die Tools von beqom wurden entwickelt, um Entgeltgleichheit und Entgelttransparenz zu vereinfachen. Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, individualisierte Berichte zu Vergütungsinformationen per Mausklick zu generieren. Diese übersichtlich dargestellten Daten helfen dabei, die Kommunikation zu optimieren und das Vertrauen zwischen HR, Mitarbeitenden und Führungskräften zu stärken. Unsere Plattform funktioniert in allen EU-Sprachen und ist skalierbar von kleinen Unternehmen bis hin zu komplexen multinationalen Konzernen.