Die EU-Richtlinie zum „Recht auf Information“ Teil II: Wie geht es weiter?
Ein zentrales Prinzip der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist, dass eine höhere Entgelttransparenz dazu beitragen wird, Pay Gaps zu schließen und die Entgeltgerechtigkeit zu verbessern. Artikel 7 spielt eine Schlüsselrolle in dieser Dynamik, indem er Mitarbeitenden das Recht auf Information über ihr eigenes Entgelt und ihre Position innerhalb der Vergütungsstruktur des Unternehmens garantiert. In Teil I dieses Artikels haben wir erörtert, wie Ihr Unternehmen effektive Prozesse für Auskunftsersuchen und die Informationsweitergabe gestalten kann.
In Teil II stellen wir Ihnen Best Practices für konstruktive Gespräche über Vergütung vor, erläutern, wie Sie Ihre Führungskräfte und HR-Business-Partner optimal unterstützen können, und beleuchten die Rolle von Betriebsräten und Arbeitnehmervertretern.
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Best Practices für Klärungsanfragen
Artikel 7 der EU-Richtlinie gibt Arbeitnehmenden das Recht, Informationen über ihr eigenes Entgelt und das Durchschnittsentgelt für Arbeitnehmende, die gleichwertige Arbeit leisten, anzufordern und zu erhalten. Zudem haben sie das Recht, bei Unklarheiten nachzufragen. Da die Einhaltung von Artikel 7 wahrscheinlich neue Prozesse und Dokumenttypen erfordert, sollten Sie sich insbesondere in den ersten ein bis zwei Jahren auf Klärungsanfragen einstellen.
Hier sind fünf Schritte, mit denen Sie sich auf diese Klärungsanfragen vorbereiten können:
- Stellen Sie wie bei den ursprünglichen Informationsanfragen sicher, dass Sie über ein System verfügen, mit dem Sie das Datum der Klärungsanfrage, die Frist für deren Klärung und den Fortschritt nachverfolgen können. Dieses System sollte auch Benachrichtigungen über den bevorstehenden Ablauf von Fristen bereitstellen.
- Stellen Sie sicher, dass Klärungsanfragen in den Richtlinien Ihres Unternehmens zur Entgelttransparenz festgeschrieben sind.
- Erstellen Sie Berichte zur Erklärbarkeit der Vergütung, die einen detaillierteren Einblick in die Vergütung einzelner Mitarbeitender bieten. Diese Berichte können von den HR-Teams erstellt werden.
- Schulen Sie Ihre HRBPs und Führungskräfte im Umgang mit diesen Berichten.
- Holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeitenden zu den von Ihnen bereitgestellten Informationsblättern zur Vergütung ein. Wenn diese die Informationen nicht verstehen, gestalten Sie die Auskünfte klarer, um die Anzahl an Rückfragen zu reduzieren.
Wir möchten auch anmerken, dass Artikel 7 einen gewissen Interpretationsspielraum in Bezug auf die Verpflichtung des Arbeitgebers lässt, auf ein Ersuchen um Klärung zu reagieren. Der genaue Wortlaut ist:
Sind die erhaltenen Informationen ungenau oder unvollständig, haben die Arbeitnehmer das Recht, persönlich oder durch ihre Arbeitnehmervertreter zusätzliche und angemessene Erläuterungen und Details zu den bereitgestellten Daten zu verlangen und eine begründete Antwort zu erhalten.
Unabhängig von der Qualität der Informationen, die Ihr Unternehmen bereitstellt, gibt es verschiedene Gründe, warum Mitarbeitende diese als ungenau oder unvollständig wahrnehmen könnten. Zum Beispiel:
- Möglicherweise verstehen sie die Vergütungsfaktoren oder die Vergütungsstruktur nicht.
- Möglicherweise haben sie Fragen zur Rolle der nicht-monetären Vergütung.
- Sie möchten vielleicht wissen, warum sie im letzten Jahr keine Entgelterhöhung erhalten haben.
An diesem Punkt sollte das Unternehmen ein Gespräch mit dem Mitarbeitenden führen. Bei richtiger Durchführung bieten diese Gespräche die Möglichkeit, das Mitarbeiterengagement und das Vertrauen zu steigern.
Sinnvolle Vergütungsgespräche führen: Schulungen für Führungskräfte und HRBPs
Die Personen, die am ehesten Einzelgespräche über die Vergütung führen, sind Führungskräfte und/oder HRBPs. Um sicherzustellen, dass diese Gespräche gut verlaufen, ist es wichtig, die Personen in diesen Rollen zu unterstützen. Dies beginnt mit einer adäquaten Schulung.
Schulungen für Führungskräfte und HR-Business-Partner sollten Folgendes abdecken:
- Die Vergütungsphilosophie des Unternehmens.
- Die Kriterien, die die Vergütung bestimmen – und wie und warum Mitarbeitende innerhalb der Vergütungsstruktur aufsteigen.
- Berichte zur Erklärbarkeit der Vergütung oder andere Dokumente für Mitarbeitende, einschließlich Angaben zur Herkunft der Informationen und zur Ermittlung der Zahlen.
- Die Ergebnisse der Analyse zur Entgeltgleichheit im Unternehmen, einschließlich aller identifizierten Pay Gaps.
- Was das Unternehmen tun wird, um etwaige Pay Gaps zu schließen.
Hier sind einige Best Practices für Vergütungsgespräche:
- Achten Sie darauf, aufkommende Emotionen wahrzunehmen und anzuerkennen.
- Beziehen Sie sich auf Fakten und Zahlen, wie Dashboards oder Informationsblätter, anstatt in persönliche Meinungen abzuschweifen.
- Sprechen Sie über den Prozess, wie Vergütungsentscheidungen getroffen wurden.
- Gesprächsleitfäden oder -vorlagen können hilfreich sein.
- Ermutigen Sie Führungskräfte, sich bei Unsicherheiten an die HR-Verantwortlichen zu wenden, anstatt Antworten zu geben, von denen sie nicht ganz überzeugt sind.
Sind Ihre Führungskräfte bereit für Gespräche über Entgelttransparenz?
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Einbeziehung von Betriebsräten und Arbeitnehmervertretungen
Gemäß Artikel 7 können Betriebsräte oder Arbeitnehmervertretungen in einigen Fällen Entgeltinformationen stellvertretend für Mitarbeitende anfordern. Das bedeutet, dass Sie bei der Planung der Prozesse, über die Ihre Mitarbeitenden Informationen anfordern und erhalten, diese Organisationen ebenfalls berücksichtigen müssen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Rollen von Arbeitnehmervertretungen auf Länderebene definiert werden, sodass die Regelungen je nach EU-Mitgliedstaat variieren werden. Wir empfehlen Ihnen, die jeweilige nationale Umsetzung aufmerksam zu verfolgen.
Folgendes sollten Sie berücksichtigen:
- Erwägen Sie, Betriebsräte frühzeitig in die Entwicklung Ihrer Informationsanfrage- und Kommunikationsprozesse einzubeziehen.
- Zudem ist es ratsam, auch Betriebsräten und Arbeitnehmervertretern Schulungen anzubieten. Tatsächlich könnte sich ein Großteil der Schulungsinhalte – insbesondere die Vergütungsphilosophie, die Vergütungsfaktoren und die für Mitarbeitende erstellten Berichte oder Dokumente zur Erläuterung der Vergütung – mit den Inhalten Ihrer Schulungen für HRBPs und Führungskräfte überschneiden.
- Stellen Sie bei der Planung Ihrer Prozesse sicher, dass der Datenschutz der Mitarbeitenden gewährleistet ist. Gegebenenfalls müssen Sie sichere Plattformen für den Datenaustausch verwenden.
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