Faire Vergütung durch HR-Praktiken sicherstellen

Bei der Vergütung geht es nicht nur um Zahlen. Es geht um Entgeltgerechtigkeit. Eine veraltete Richtlinie oder eine übersehene Voreingenommenheit kann zu Pay Gaps führen, die wie Warnsignale wirken, Talente vertreiben und Ihr Team frustriert zurücklassen. Faire Vergütung ist die Grundlage für eine erfolgreiche Belegschaft. Sie ist in vielen Rechtsordnungen zudem gesetzlich vorgeschrieben, was von Unternehmen strikte Vergütungs-Compliance erfordert.

Glücklicherweise verfügen Unternehmen über verschiedene Tools, um eine gerechte Vergütung zu gewährleisten. Durch die Nutzung von Datenanalysen, die Durchführung von Mitarbeiterschulungen, die Aktualisierung von Recruiting-Prozessen und den Einsatz moderner HR-Software können sie Konsistenz, Transparenz und Entgeltgerechtigkeit in den Vergütungspraktiken erzielen.

Wenn Unternehmen eine faire Vergütung anstreben, sollten sie sich auf Gleichheit und Gerechtigkeit konzentrieren.

Gleichheit bedeutet gleiches Entgelt für gleichwertige Arbeit und Chancengleichheit für alle Mitarbeitenden, während Gerechtigkeit bedeutet, Mitarbeitende auf Grundlage ihrer individuellen Leistungen und Umstände zu vergüten.

Ein wirklich gerechtes Vergütungssystem bringt Gerechtigkeit und Gleichheit in Einklang. Es stellt sicher, dass Mitarbeitende für eine vergleichbare Tätigkeit unter vergleichbaren Bedingungen die gleiche Vergütung erhalten, während gleichzeitig ihre individuellen Unterschiede anerkannt und berücksichtigt werden.

Beispielsweise können ein neuerer und ein langjähriger Mitarbeitender die gleiche Stundenzahl für vergleichbare Aufgaben aufwenden. Ein gerechtes Vergütungssystem, das ausschließlich auf gleichem Entgelt basiert, würde sicherstellen, dass beide Mitarbeiter einheitlich bezahlt werden. Im Gegensatz dazu würde ein System, das Gerechtigkeit berücksichtigt, die höheren Qualifikationen und die Erfahrung des langjährigen Mitarbeitenden durch eine zusätzliche Vergütung anerkennen, z. B. durch ein höheres Grundgehalt oder Boni.

Das Zusammenspiel von Gleichheit und Gerechtigkeit verhindert, dass sich Mitarbeitende für ihre Leistungen unterbewertet fühlen, und es motiviert sie gleichzeitig, mehr Verantwortung zu übernehmen und sich innerhalb des Unternehmens beruflich weiterzuentwickeln.

Die Vorteile fairer Vergütung

Eine faire Vergütung führt für Unternehmen zu einer Reihe von Vorteilen, darunter:

• Gesteigerte Produktivität: Wenn ein Unternehmen Leistung fair vergütet, sind Mitarbeitende motivierter, ihr Bestes zu geben, da sie dafür angemessen belohnt werden.
• Höhere Bindungsraten: Mitarbeitende bleiben einem Unternehmen, das ihre Arbeit wertschätzt und Fairness fördert, eher treu.
• Verbesserte Talentgewinnung: Stellensuchende fühlen sich von Unternehmen mit einer wettbewerbsfähigen und fairen Vergütung angezogen, insbesondere Top-Talente, die eine adäquate Honorierung ihrer Kompetenzen und Erfahrung erwarten.
• Stärkere Reputation: Da die Forderung nach Inklusion zunimmt, werden sich Unternehmen, die sich aktiv für eine faire Vergütung einsetzen, hervorheben und als führend in ethischen Geschäftspraktiken wahrgenommen, was ihr Image und ihre Reputation verbessert.
• Weniger Streitigkeiten: Wenn die Vergütung transparent, nachvollziehbar und leistungsorientiert ist, fühlen sich Mitarbeitende seltener übergangen, was die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten über Entgeltunterschiede verringert.
• Regulatorische Compliance: Eine faire Vergütung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und senkt Rechtsrisiken. Dadurch lassen sich Strafen wegen Diskriminierung oder Entgeltungleichheit vermeiden.

Regelungen für eine faire Vergütung

Es gibt verschiedene Vorschriften, wie die CSRD, die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, das US EEO-1 Reporting, die kanadische Gesetzgebung zur Entgeltgleichheit, die britischen Berichtspflichten zum Gender Pay Gap und den französischen Index zur Geschlechtergleichstellung – um nur einige zu nennen. Sie alle zielen darauf ab, Unternehmen in die Verantwortung zu nehmen und Entgeltgleichheit sowie Transparenz zu fördern.

Unternehmen sollten die relevanten Regelungen kennen und einhalten, um Konsequenzen wie Bußgelder und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Beispielsweise fordern viele Vorschriften von Unternehmen, über Vergütungsdaten wie Pay Gaps und Entgeltspannen Bericht zu erstatten, um mögliche unfaire oder ungleiche Praktiken zu identifizieren. Die Nichteinhaltung kann je nach Vorschrift zu verschiedenen rechtlichen Sanktionen führen.

Wie Sie ein faires Vergütungssystem entwickeln

Unternehmen müssen einen klaren Plan verfolgen, um bestehende HR-Praktiken zu verfeinern, neue einzuführen und eine faire Vergütung für alle Mitarbeitenden zu gewährleisten. Ein Plan für gerechte Vergütung kann auf den folgenden Stufen basieren.

1. Datenerfassung

Unternehmen sollten damit beginnen, Audits durchzuführen und Daten zu folgenden Aspekten zu erheben:

• Beförderungen
• Gehälter
• Rekrutierung
• Stellenangebote
• Stellenbezeichnungen
• Elternzeit
• Betriebszugehörigkeit
• Performance

HR-Abteilungen können Daten analysieren und Trends oder Muster hervorheben, wodurch Bereiche identifiziert werden, die möglicherweise einen Handlungsbedarf im Unternehmen erfordern. Diese Analyse kann auch von einem System zur Stellenklassifizierung profitieren, das einen strukturierten Rahmen bietet, um Stellen auf der Grundlage von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und erforderlichen Kompetenzen zu organisieren und zu vergleichen.

Die Stellenklassifizierung trägt zur Konsistenz und Fairness von Vergütungsstrukturen bei. Wird sie bereits in der Analysephase eingeführt, kann HR ähnliche Stellen bei der Datenanalyse gruppieren und so in den nachfolgenden Phasen Entgeltunterschiede oder Inkonsistenzen leichter identifizieren.

Zusätzlich zu internen Analysen sollten Unternehmen auch Marktdaten auswerten, denn obwohl eine gerechte Vergütung Priorität hat, müssen sie wettbewerbsfähig bleiben. Marktdaten bieten eine gute Grundlage, anhand derer Unternehmen die Vergütung an Branchenstandards ausrichten und Gehälter angemessen vergleichen können.

2. Identifizierung von Entgeltunterschieden

Anhand der erhobenen Daten können Unternehmen Entgeltunterschiede und -ungleichheit identifizieren und mit der Ursachenforschung beginnen.

Beispielsweise können erhebliche Unterschiede bei der Anzahl der Beförderungen zwischen ethnischen Gruppen auf eine potenzielle Voreingenommenheit bei Führungskräften, HR oder anderen Entscheidungsträgern hindeuten. Ebenso kann die Einstellung von deutlich mehr männlichen als weiblichen Mitarbeitenden auf unfaire Einstellungspraktiken hindeuten.

Berücksichtigen Sie bei der Identifizierung von Entgeltunterschieden alle möglichen Faktoren, da diese auf mehrere Ursachen zurückzuführen sein können.

Beispielsweise können Gender Pay Gaps sowohl auf geschlechtsspezifische Formulierungen in Stellenausschreibungen als auch auf ungleiche Karrierechancen zurückzuführen sein, statt nur auf einen der beiden Faktoren.

Die Personalabteilung kann Interviews oder anonyme Umfragen durchführen, um tiefere Einblicke von Mitarbeitenden zu gewinnen und potenzielle Gründe für eine ungerechte Vergütung aufzudecken. Manche Mitarbeitende haben möglicherweise das Gefühl, im Vergleich zu anderen keine angemessenen Aufstiegsmöglichkeiten zu erhalten, was darauf hindeuten kann, dass bei der Beurteilung von Beförderungen durch die Führungskräfte Anpassungen erforderlich sind.

Dieser Prozess trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeitenden gehört fühlen. Diejenigen, die mit dem aktuellen Vergütungsprozess unzufrieden sind, gewinnen an Zuversicht, wenn sie sehen, dass sich das Unternehmen dafür einsetzt, Probleme anzugehen und wesentliche Verbesserungen umzusetzen.

3. Zielsetzung

Je nach Stand der Entgeltungleichheiten und anderer Erkenntnisse können Unternehmen spezifische Ziele verfolgen, um eine faire Vergütung zu erreichen.

Beispielsweise erfordern geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede von Unternehmen, Ziele zu definieren, um die Gleichstellung von Frauen zu fördern. Zu den HR-Strategien zur Schließung des Gender Pay Gaps gehören der Verzicht auf obligatorische Verhandlungen im Beförderungsprozess und das Angebot flexibler Arbeitsmodelle zur Berücksichtigung familiärer Verpflichtungen.

Unternehmen können sich Ziele setzen, wie die Reduzierung des Gender Pay Gaps um einen bestimmten Prozentsatz innerhalb eines definierten Zeitraums oder die Erhöhung des Frauenanteils in gehobenen Führungspositionen.

Wenn Unternehmen eine Entgeltdiskrepanz bei Mitarbeitenden mit Behinderungen festgestellt haben, können sie das Ziel festlegen, den Pay Gap durch eine messbare Reduzierung der Diskrepanzen bis zu einem bestimmten Jahr zu schließen.

Unternehmen sollten klare, messbare Ziele definieren, die HR nachverfolgen kann, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen und konkrete Fortschrittsnachweise zu erbringen.

4. Festlegung fairer Entgeltspannen

Eine faire Vergütung erfordert von Unternehmen, standardisierte Entgeltspannen zu erstellen. Dies umfasst die Angleichung der Gehälter an Branchenstandards sowie die Berücksichtigung der Lebenshaltungskosten und der Performance der Mitarbeitenden.

Mitarbeitende, die die Erwartungen übertreffen, sollten durch Entgeltanpassungen oder Boni entsprechend vergütet werden, aber innerhalb der festgelegten Entgeltspanne bleiben. Leistungsstarke Mitarbeitende können am oberen Ende ihrer Entgeltspanne positioniert werden, um ihre Leistungen anzuerkennen und die Entgeltgerechtigkeit zu wahren.

Entgeltspannen sollten sich auch an veränderte Marktbedingungen anpassen, einschließlich wirtschaftlicher Veränderungen oder neuer Trends bei Wettbewerbern. Die regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Entgeltspannen stellt sicher, dass die Vergütung wettbewerbsfähig und fair bleibt, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten und zu verhindern, dass sie sich nach Möglichkeiten bei anderen Unternehmen umsehen.

5. Abschaffung unfairer Praktiken

Unternehmen müssen veraltete oder unfaire Praktiken, die zu Entgeltunterschieden oder -ungleichheiten beitragen können, aktiv identifizieren und beseitigen. Diese Praktiken können unbeabsichtigt Voreingenommenheit fortschreiben oder ein Umfeld schaffen, in dem bestimmte Gruppen systematisch benachteiligt werden.

Eine dieser Praktiken ist die Bevorzugung von langjährigen gegenüber neuen Mitarbeitenden mit vergleichbarer Erfahrung. Dies kann dazu führen, dass neue Mitarbeitende mit gleichwertigen Qualifikationen und Kompetenzen trotz identischer Aufgaben ein geringeres Entgelt erhalten. Umgekehrt kann die Bevorzugung neuer Mitarbeitender durch höhere Einstiegsgehälter zu einer Pay Compression führen, was als unfair empfunden werden und bei langjährigen Mitarbeitenden, die sich nicht wertgeschätzt fühlen, zu Unmut führen kann.

Eine weitere Praxis, die als unfair angesehen werden kann, ist die Abfrage der bisherigen Vergütung während des Einstellungsprozesses, da dies bestehende Pay Gaps verstärken kann, indem auf frühere Vergütungsdaten zurückgegriffen wird, die möglicherweise aufgrund von Diskriminierung oder ungleichen Vergütungspraktiken niedriger waren. Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, eine wettbewerbsfähige Vergütung anzubieten, die auf der Stelle, den Kompetenzen und den marktüblichen Entgelten basiert, anstatt sich auf die vorherigen Einkünfte von Bewerbern zu beziehen.

Voreingenommenheit bei Verhandlungen trägt ebenfalls maßgeblich zu einer ungerechten Vergütung bei. Studien haben gezeigt, dass Personen bestimmter demografischer Gruppen, wie Frauen und Menschen mit Migrationshintergrund, oft seltener verhandeln oder benachteiligt werden, wenn sie es tun, was für diese Gruppen zu niedrigeren Einstiegsgehältern und einer langsameren Gehaltsentwicklung führt.

Unternehmen sollten Vergütungsangebote standardisieren und weniger auf Verhandlungen setzen, indem sie eine gerechte Vergütung auf Grundlage klar definierter Entgeltspannen anbieten und sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an fair bezahlt werden.

Diese und andere Praktiken können schrittweise abgeschafft werden, um Entgeltlücken zwischen bestimmten demografischen Gruppen zu schließen. Während einige Praktiken sofort beseitigt werden können, wie die Vermeidung von Verhandlungsverzerrungen durch klare Entgeltangaben in Stellenbeschreibungen, erfordern andere möglicherweise allmählichere Anpassungen.

6. Anpassung der Vergütungspakete

Die Ergänzung von Vergütungspaketen um andere Vergütungsformen wie leistungsbezogene Boni ermöglicht es Unternehmen, die Leistung von Mitarbeitenden fair und gerecht anzuerkennen. Diese Boni sollten an klare, messbare Kriterien geknüpft sein, um objektiv und diskriminierungsfrei vergeben zu werden.

Durch diesen Ansatz können Unternehmen Mitarbeiter zu Spitzenleistungen motivieren und neue Talente gewinnen, während sie gleichzeitig ein faires und transparentes Vergütungssystem aufrechterhalten.

Einzelgespräche können HR dabei helfen, die unterschiedlichen Bedürfnisse von Mitarbeitenden zu bewerten, um maßgeschneiderte und faire Vergütungspakete anzubieten und die Entgeltgerechtigkeit zu verbessern.

Beispielsweise schätzen weibliche Beschäftigte möglicherweise Arbeitsbedingungen, die die Work-Life-Balance unterstützen, wie zusätzliche bezahlte Urlaubstage oder Möglichkeiten zur Remote-Arbeit, während andere historisch benachteiligte demografische Gruppen möglicherweise Karriereentwicklungsmöglichkeiten wie Mentoring-Programme wertschätzen, die ihnen bisher nicht angeboten wurden.

7. Schulung relevanter Mitarbeiter

Unternehmen sollten Mitarbeiter schulen, die an Vergütungsentscheidungen beteiligt sind.

Diese Mitarbeitenden müssen die relevanten rechtlichen Anforderungen verstehen, einschließlich der Dokumentation der Gründe für Entgeltunterschiede, um Transparenz und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten. Es sollte klare, berechtigte Gründe für Vergütungsentscheidungen geben. Indem Unternehmen dokumentieren, warum bestimmte Entgeltunterschiede bestehen, können sie sicherstellen, dass ihre Vergütungspraktiken rechtlich vertretbar sind, und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten mindern.

Die Personalabteilung kann auch Schulungen zur Vielfalt am Arbeitsplatz anbieten. Denn wenn Entscheidungsträger verstehen, wie sich Voreingenommenheit auf die Vergütung auswirken kann, sind sie besser in der Lage, Disparitäten zu erkennen und zu korrigieren. Indem diese Mitarbeitenden in Workshops, Seminaren oder ähnlichen Trainings ihre eigenen unbewussten Vorurteile gegenüber Vielfalt hinterfragen, können sie objektivere Entscheidungen treffen und so die Maßnahmen des Unternehmens zur Entgeltgerechtigkeit unterstützen.

8. Nutzung von HR-Software

Eine faire Vergütung ist stark von Daten abhängig, aber die manuelle Verwaltung dieser Daten kann zu Fehlern und Inkonsistenzen führen.

HR-Software kann diese Risiken eliminieren und Unternehmen dabei unterstützen, langfristig eine faire Vergütung zu gewährleisten und gleichzeitig andere Prioritäten wie Budgetbeschränkungen und Mitarbeiterbindung zu berücksichtigen.

Software für Entgeltgleichheit kann HR-Teams dabei unterstützen, präzisere Vergütungsentscheidungen zu treffen, indem sie Entgeltunterschiede einfach identifiziert und die Vergütung über verschiedene demografische Gruppen hinweg analysiert. Software für Entgelttransparenz kann die nötige Sichtbarkeit schaffen, um sicherzustellen, dass die Ziele für Entgeltgleichheit und Compliance erreicht werden.

Ebenso optimiert Vergütungsmanagement-Software die Verwaltung von Vergütungen und Boni in Unternehmen. HR-Teams können Vergütungsdaten nachverfolgen, um eine höhere Konsistenz bei den Vergütungspraktiken zu gewährleisten. Beispielsweise kann die Software die Vergütung anhand vordefinierter Kriterien wie Marktsätzen oder Performance-Kennzahlen automatisch anpassen, um subjektive Entscheidungen auszuschließen.

Anstatt sich auf Schätzungen zu verlassen, können Unternehmen auch Pay-Intelligence-Software nutzen, um verschiedene Vergütungsszenarien zu simulieren. So können HR-Teams Vergütungsstrategien mit den Budgetvorgaben abstimmen, Entgeltgerechtigkeit wahren und eine angemessene Vergütung der Mitarbeitenden basierend auf ihrer Rolle, ihren Kompetenzen und ihrer Leistung sicherstellen.